Quando o Trello, Jira e o Google Drive atrasam você: como a Tour.Video construiu seu próprio sistema projetado para o crescimento
Como a Tour.Video criou um sistema completo para gerenciar fluxos de trabalho internos, rastrear dados, integração de clientes e gerenciar projetos complexos para fornecer resultados mais rápidos aos clientes.
Sobre Tour.Video
Tour.Video é um líder de marketing de turismo B2C e ferramenta de compra SaaS apoiada pela Y Combinator.
O Tour.Video cria tours de vídeo excepcionais para clientes que desejam mostrar suas instalações. Seja uma universidade, um condomínio de luxo ou um grande provedor de escritórios comerciais, o que une os clientes da Tour.Video é o desejo de uma produção de vídeo de alta qualidade entregue rapidamente.
Processos complexos + Muitas ferramentas = Problemas
Ao lidar com projetos de mídia, as informações podem se acumular rapidamente. Notas informativas, rascunhos, materiais de referência: tudo isso é muito necessário para realizar o projeto, mas muito fácil de se perder ao longo do caminho. Antes de usar o Jestor, os principais dados de clientes do Tour.Video estavam espalhados pelo Trello, Jira e vários locais de pastas em camadas profundas no Google Drive, tornando muito difícil encontrar algo quando necessário.
Além disso, projetos complexos de produção e edição de vídeo eram organizados manualmente – o que definitivamente não ajudava na entrega rápida. Como uma empresa em rápido crescimento que precisa constantemente contratar novos talentos, a Tour.Video ainda precisava contar com ferramentas desatualizadas e assíncronas para integrar e gerenciar os fluxos de trabalho da equipe interna.
A Tour.Video sabia que, para aproveitar ao máximo toda sua expertise e levar a melhor experiência para seus clientes, precisava de ferramentas internas que pudessem transformar seu conhecimento em processos impecáveis. A questão era: qual software poderia melhor ajudá-los a conseguir isso?
“Jestor recebe 11/10 na facilidade de uso. Eu ficaria muito desapontado se Jestor de alguma forma desaparecesse e eu não pudesse mais usá-lo. Na verdade, eu ficaria tão desapontado que criaria outro Jestor, apenas para replicar essa experiência.”
Amulya Parmar
Fundador da Tour.Video
Os fluxos de trabalho da Jestor superaram a concorrência
Antes de optar pela Jestor, a Tour.Video também considerou Airtable e Notion. Embora essas ferramentas pudessem resolver alguns de seus problemas, eles determinaram que a facilidade de uso e a experiência geral do cliente eram melhores no Jestor.
Os membros da equipe também preferiam Jestor a Notion. Isso porque os funcionários do Tour.Video descobriram que, embora o Notion fosse ótimo para documentação, não era para processos de trabalho, faltando imediatismo do processo. Isso significa que o foco da plataforma não estava em automatizar e operar workflows, o que por sua vez levou a ganhos de produtividade não tão expressivos. Por fim, a Tour.Video decidiu que Jestor era a melhor solução entre a concorrência para gerenciamento de fluxo de trabalho e processos de negócios.
Mais importante, eles sentiram que Jestor era certo para eles.
Antes
Perda de dados de rastreamento de tempo
Os dados dos clientes eram difíceis de encontrar. Os membros da equipe tiveram que rastrear várias pastas no Google Drive, encontrar os dados certos e usar outras ferramentas de mensagens para se envolver em mensagens intermináveis sobre os próximos projetos. Erros e duplicações de dados foram frequentes.
Processos “Frankenstein“
Não havia fluxo de trabalho consistente, escalável e fluido. Os membros da equipe normalmente usavam o Google Planilhas. Os dados estavam fora de sincronia. Isso levou a constantes reajustes e busca manual por informações corretas, e ainda houve uma perda significativa na consistência dos dados.
Dependência de e-mail e mensagem
As etapas acionáveis não eram automatizadas – isso levou a mensagens ineficientes e incessantes de ida e volta entre os membros da equipe. Os fluxos de trabalho comuns tornaram-se difíceis de implementar.
Perda de tempo antes de terminar o trabalho
A edição de vídeo era toda manual. Isso significa encontrar URLs e arquivos de vídeo relevantes, enviar mensagens aos membros certos da equipe, aguardar sua resposta e discutir manualmente quaisquer ajustes e alterações. Tudo isso levou a uma perda significativa de tempo.
Depois
Economizando tempo com dados relacionais
Os dados do cliente ficam em um local central. Sem duplicidade de dados ou perda de consistência – as próximas etapas e ações importantes são automatizadas com outras ferramentas de produtividade. Não há necessidade de ter infinitas mensagens adicionais entre os membros da equipe.
Processos sob medida
O fluxo de trabalho agora é muito robusto, escalável e fácil de entender. Na verdade, é tão fácil que os novos contratados podem ser integrados rapidamente ao fluxo de trabalho por meio do Jestor. Todas as etapas necessárias e acionáveis são automatizadas. Há várias integrações com Slack, Gmail e Google Agenda para impulsionar o processo – sem perda significativa de tempo na comunicação manual.
Iniciando as coisas automaticamente
Cada etapa acionável é totalmente automatizada. Se algo precisar ser feito, um membro da equipe receberá uma tarefa ou e-mail para começar. Isso leva a muito menos erros humanos e menos tempo de inatividade entre as fases do projeto.
Mais tempo focando no que importa
Os projetos de edição de vídeo são muito mais rápidos de organizar e entregar. Todos os ajustes, alterações e notificações estão em um só lugar. Não há necessidade de correspondência manual para discutir alterações ou atualizações nas conclusões. Cada projeto agora é pelo menos 15 minutos mais rápido. Multiplicado ao longo de semanas e meses, centenas e milhares de horas de precioso tempo de gerenciamento de projetos agora são economizados – os clientes ficam mais satisfeitos, pois podem experimentar um serviço rápido e premium.
TLDR: Tour.Video resolveu vários problemas de uma só vez: melhor experiência do cliente, gerenciamento de projetos mais rápido e fácil e um fluxo de trabalho consistente, confiável e escalável. Todas essas coisas foram finalmente possíveis no Jestor.
Encontrando resultados imediatos
Com o Jestor, o Tour.Video conseguiu implementar várias integrações, incluindo Gmail, Slack e outras ferramentas de produtividade, para criar um fluxo de trabalho eficiente e escalável.
Das vendas à integração, os dados dos clientes eram mais fáceis de rastrear em tabelas Jestor altamente eficientes que permitiam a conexão de vários registros entre si – ajudando a evitar duplicidade de dados, erros e processos manuais.
Os projetos de edição de vídeo tornaram-se facilmente escaláveis e rastreáveis em uma tabela de visualização kanban. Cada projeto foi entregue muito mais rápido, criando clientes felizes e satisfeitos, o que gerou mais comentários sobre os recursos do Tour.Video.
Olhando para o futuro
À medida que expandem e desenvolvem processos ainda mais rígidos, a Tour.Video pode ter certeza agora de que suas ferramentas internas acompanharão sua evolução. Isso porque Jestor foi projetado para ser iterado e ficar ainda melhor com o tempo. Se algo não funcionar mais, você pode alterá-lo. Se algo funciona, você pode torná-lo ainda melhor.
A Tour.Video encontrou na Jestor a plataforma certa para eles: uma que permite construir processos perfeitos para fazer os vídeos perfeitos para seus clientes.