Não deixe dinheiro na mesa: como a Qulture Rocks usou Jestor para construir uma máquina de faturamento perfeita
Ao oferecer soluções, a equipe de vendas da Qulture Rocks pode oferecer diferentes produtos e vantagens personalizadas para seus clientes. Isso proporciona uma ótima experiência ao cliente, mas processos de cobrança terríveis. Isto é, se eles não estivessem usando Jestor.
Sobre Qulture Rocks
A Qulture Rocks é uma empresa líder em tecnologia de RH apoiada pela Y Combinator.
Qulture Rocks ajuda as empresas a gerenciar equipes e cultura, fornecendo uma plataforma que melhora os processos de avaliação de desempenho, dando feedback aos membros da equipe, medindo OKRs e avaliando a satisfação dos funcionários.
Do PTO ao Faturamento, Jestor cuida de tudo
A primeira ambição da Qulture Rocks era automatizar o faturamento, uma tarefa na qual, como você lerá abaixo, eles se destacaram. No entanto, eles já estão expandindo Jestor para incluir ainda mais processos. Embora a princípio dependa fortemente do Google Forms para transmitir informações, a Qulture Rocks está criando fluxos de trabalho no Jestor para integrar vendas a dados de assinatura, alimentando o processo de cobrança mencionado acima.
Isso não significa que apenas processos relacionados a assinaturas e clientes estão sendo criados dentro do Jestor. Processos internos, como planejamento de PTO, foram criados para garantir que tudo esteja funcionando da melhor maneira possível em todos os momentos, incluindo o que os clientes não verão. Tudo isso é feito com aplicativos internos auxiliares e regras de aprovação para garantir que tudo esteja funcionando exatamente como deveria.
À medida que mais processos são criados dentro do Jestor, as coisas se tornam mais conectadas e acionáveis. Cada novo dado dentro do Jestor significa mais recursos para automatizar e integrar coisas que antes eram feitas manualmente. As melhorias, então, tornam-se auto-replicantes: processos melhores levam a mais tempo disponível, que podem ser usados para criar processos melhores.
“Com o nosso produto, há muitas coisas diferentes que afetam o valor da fatura. Gerenciar tudo por meio de planilhas ficou insustentável, com muitos pequenos detalhes passando despercebidos – o que significa cobrar menos do que deveríamos. As automações da Jestor resolveram esse problema a ponto de não apenas economizar tempo, mas também dinheiro.”
André Levy
CFO da Qulture Rocks
Processos que não deixam dinheiro para trás
Os processos de vendas da Qulture Rocks podem resultar em uma ampla gama de especificações diferentes. Embora a venda de assinaturas de software seja geralmente um assunto bastante comum, há muitas personalizações que podem ser discutidas ao fechar um negócio com um cliente. Isso, por sua vez, impacta não apenas quanto um cliente será cobrado, mas também como esse valor será calculado.
Há também algumas outras diferenças mais burocráticas com as quais a Qulture Rocks também tem que lidar. Sendo uma empresa com operações no exterior, as formas de pagamento e a legislação tributária também mudam de cliente para cliente.
Essa combinação de flexibilidade e expansão internacional levou a processos complicados que envolviam a leitura de contratos anteriores e planilhas complexas todos os meses apenas para saber quanto deveriam faturar de cada cliente. Embora eles tivessem conseguido manter as coisas em ordem até aquele momento, uma operação em rápido crescimento significava que estava ficando mais difícil acompanhar todos os contratos, e os erros poderiam começar a custar dinheiro.
É claro que a Qulture Rocks já havia mapeado essas questões. Eles pesquisaram e experimentaram plataformas financeiras e ERPs tradicionais, mas o software de prateleira não conseguiu resolver o que eles precisavam. Eles também tinham experiência mais do que suficiente para projetar uma solução, mas não tinham uma maneira de construir facilmente o que imaginavam sem sobrecarregar sua equipe de tecnologia, que era dedicada ao produto principal.
Acontece que Jestor era a maneira perfeita de fazer isso.
Lidando com exceções: da dor de cabeça ao prazer
O principal desafio em torno da construção de um processo de faturamento para a Qulture Rocks foi encontrar uma solução que pudesse abranger as muitas regras diferentes que tinham atualmente em vigor. De ajustes programados a cobranças fracionadas, nenhuma plataforma financeira padrão poderia resolver 100% de suas necessidades.
Antes
Complexidade tributária retardando as coisas
Impostos e formas de pagamento em diferentes países ou estados exigiam total atenção e tratamento manual, o que poderia levar a erros e atrasos nos pagamentos.
Classificando em planilhas
Cada recurso ou negócio personalizado precisava ser buscado manualmente ao calcular o valor correto da fatura, o que consumia muito tempo e estava sujeito a erro humano. Além disso, se um contrato estava prestes a expirar ou um cliente não deveria ser cobrado por três meses, cabia à equipe de cobrança ficar de olho na planilha e detectá-la.
Erros de faturamento desperdiçando tempo
O envio de uma fatura que não leva em consideração as leis locais de retenção de impostos pode levar a uma enorme dor de cabeça, então tudo teve que ser feito com cuidado e depois verificado laboriosamente.
Depois
Faturamento instantâneo, economizando tempo do CFO
Jestor detecta automaticamente as plataformas de pagamento e as regras fiscais que deve usar para cada cliente com base em suas informações de assinatura. A liderança pode gastar menos tempo verificando e explicando exceções.
Faturas programadas, renovações de contratos e ajustes
Os eventos são automatizados. As informações de assinatura são centralizadas no Jestor, e a equipe pode definir uma data ou ajuste de renovação automática, ou até mesmo períodos de carência em que um cliente não deve ser cobrado. Em vez de buscar informações, Jestor adota uma abordagem ativa dos dados e percorre tudo automaticamente, criando faturas precisas e alertando a equipe sobre o que deve ser feito manualmente, como renegociar um contrato.
Aprovando faturas com um único clique
Com sua experiência transposta em regras automatizadas, a equipe da Qulture Rocks agora recebe uma lista de todas as faturas calculadas automaticamente pelo Jestor. Tudo o que eles precisam fazer é confirmar as informações e clicar em um botão. É simples assim.
TLDR: : A Qulture Rocks transformou exceções em regras acionáveis e usou o Jestor para criar a maneira perfeita de automatizar o processo de cobrança.
“Eu já usei muitas plataformas financeiras dedicadas diferentes antes, mas elas nunca foram capazes de resolver 100% dos problemas que deveriam. As planilhas sempre estiveram presentes como soluções alternativas, como formas de substituir recursos que deveriam estar lá. Mesmo algo tão simples quanto a retenção de impostos às vezes pode ser um desafio nessas plataformas, ou até mesmo impossível. O fato do Jestor se transformar tão fácil e rapidamente no que projetamos é surpreendente.”
Lucas Nakata
Sr. Analista Financeiro
Operações financeiras perfeitas enquanto ainda adota a complexidade
A Qulture Rocks poderia ter decidido mudar seus processos para se adequar a soluções prontas para uso, mas sabia que isso os prejudicaria a longo prazo. Seu método atual funciona e oferece flexibilidade suficiente para crescer rapidamente, enquanto ainda oferece aos clientes a melhor experiência possível. A expansão deve ser sobre otimizar estratégias bem-sucedidas, não abandoná-las.
Ao usar Jestor, eles foram capazes de criar uma ferramenta que não muda sua maneira de fazer as coisas, mas permite que eles façam melhor e mais rápido. E, caso eles mudem seus processos para outros ainda melhores no futuro, Jestor pode se adaptar com a mesma facilidade para ajudá-los. Não importa se as coisas se tornam mais simples ou mais complexas: eles têm flexibilidade e liberdade para adotá-las.