O que é Facilities?

O que significa facilities management?

Primeiro precisamos entender o que quer dizer a palavra “facilities”. Ela tem origem no Inglês, e significa “espaço físico”, “infraestrutura física”, ou “instalações” (talvez a melhor tradução) . Não faltam exemplos: o prédio de um shopping center é uma facility, bem como uma planta industrial. Basta que seja um local construído e que pessoas utilizem esse local para alguma atividade.

Gestão de facilities, portanto, consiste em gerir a infraestrutura física de uma organização. Isso vai desde serviços mais recorrentes como limpeza até segurança e manutenção (hidráulica, elétrica, etc.). Por isso, uma boa gestão de facilities é essencial para o bem estar de colaboradores e clientes – afinal, quem gostaria de visitar ou frequentar um ambiente mal cuidado?

É importante lembrar: por mais que a palavra “facilities” lembre a palavra “facilidades”, ela se refere ao espaço, e não ao serviço que proporciona conforto nesse espaço. É um erro comum, mas que pode te gerar confusão caso tente ler materiais em Inglês sobre o assunto.

Serviços em facilities e quem precisa deles

A área de facilities pode ser entendida como mais ou menos ampla. Mesmo assim, a grande maioria certamenteclassificará como serviços de facilities aqueles diretamente relacionados à manutenção do espaço físico:

• Limpeza
• Encanamento
• Manutenção elétrica
• Segurança
• Obras e reformas
• Logística interna
• Hospitalidade

Por isso, a gestão de facilities é uma operação complexa, envolvendo diversos profissionais de áreas diferentes, e exigindo excelente coordenação. Isso torna indispensável o bom uso da tecnologia para integrar todos esses serviços, o que é tão mais crítico quanto mais infraestrutura tiver a empresa.

Em particular, negócios com infraestrutura feita para ser habitada e/ou frequentada têm altos custos para gerir seus facilities. Alguns exemplos são:

• Hospitais: controle de estoque, limpeza e higiene hospitalar
• Shopping centers: limpeza, manutenção hidráulica e elétrica, climatização, segurança, infraestrutura para alimentação
• Hotéis: limpeza (em particular de quartos de hóspedes), manutenção hidráulica e elétrica, climatização, segurança, infraestrutura para alimentação

Também no setor industrial se encontram demandas de manutenção bastante específicas, e que podem demandar profissionais bastante especializados.

Apenas com esses exemplos já é possível ver o quão essencial é a gestão de facilities, e o quanto de recursos que ela movimenta no Brasil e no mundo.

Desafios do setor

O grande desafio em gestão de facilities tem nome: eficiência. Não surpreende, já que se trata de uma tarefa de gestão – seu propósito é justamente executar uma tarefa que seria executada de qualquer forma, mas de maneira mais ágil e barata. A eficiência da operação pode ser dividida em dois fatores: a eficiência dos profissionais em executar o serviço, e a eficiência do gestor em gerir os profissionais.

Encontrando profissionais qualificados

Esse é um problema de qualquer organização: como encontrar bons colaboradores? Caso o seu negócio esteja desenvolvendo a gestão de facilities internamente, será a sua responsabilidade recrutar esses profissionais, e será do seu interesse que eles sejam bem recrutados, para que não seja necessário buscar por outros.

Por isso vale investir em um recrutamento de qualidade, averiguando a disposição dos funcionários e o seu alinhamento e confiabilidade (em especial para áreas de segurança).

Sempre existe a escolha, é claro, de terceirizar esse serviço. Por mais que isso facilite e abstraia o processo de encontrar profissionais, também se perde o controle de qualidade dos funcionários. Em particular, sendo possível hoje terceirizar a atividade-fim, caso a prestadora de serviços de facilities terceirize ela própria o recrutamento, pode ser difícil ter qualquer garantia de qualidade, já que a própria empresa contratada não é responsável pelos profissionais. Por isso, procure por parceiros de confiança ao terceirizar.

Gerindo o time

Muito além do planejamento, a gestão de um time de funcionários de facilities também envolve comunicação e controle das atividades. É nesses dois tópicos em que a tecnologia se tornou indispensável, justamente por tornar tudo mais fácil. Ao menos em princípio.

Se você usa planilhas para organizar suas operações, tome cuidado. Elas são muito propícias ao erro, e não foram feitas para gerir processos, mas sim para realizar cálculos em tabelas. É dessa inadequação que surge a necessidade de softwares dedicados para a gestão de processos.

Entretanto, no mercado atual, existe um vácuo de sistemas modernos e customizáveis para operações complexas como em facilities, mas que não sejam extremamente caros e direcionados a corporações gigantescas.

O gestor de facilities hoje tende a ficar entre softwares mais limitados e acessíveis e softwares com funcionalidades demais, mas com preços exorbitantes. Softwares modernos “para gestão de processos” geralmente são direcionados a empresas de tecnologia, que não têm problemas operacionais tão complexos como gestão de facilities.

É por isso que o Jestor, uma plataforma para construir aplicações internas para operações sem precisar de programação, é um approach inovador para gestão de facilities. Nossa plataforma não é um sistema de prateleira; ela permite a construção rápida (bem mais rápida que qualquer software house) das aplicações que a sua operação precisa.

Desde o controle das informações dos funcionários até a gestão de processos de limpeza e manutenção, praticamente tudo que você puder precisar pode ser construído com o Jestor. Também possuímos diversas automações que se integram a e-mail e outros serviços, para construir uma operação completamente integrada para você.

Temos um case de sucesso ajudando a Nomah, empresa do Grupo Loft, a gerir suas facilities de habitação e gerenciar suas operações de limpeza.

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Conclusão

Gestão de facilities é uma área vasta e complexa que se destina a manter em bom estado as instalações (i.e. a infraestrutura física) de uma empresa. Isso inclui serviços desde limpeza até manutentção e segurança, e exige crucialmente uma administração hábil de todos os funcionários envolvidos. Encontrar esses funcionários pode ser difícil, e gerí-los de forma eficiente, mais ainda. Caso seja este último o seu problema, o Jestor pode te ajudar a ter aplicativos internos na sua empresa para gerir essas operações de forma eficiente. Converse com a gente!