Criação de tarefa automática por fase do projeto no Excel

Para que um projeto seja bem sucedido em uma empresa, é fundamental que ele tenha uma boa gestão, que os prazos sejam atendidos e que se tenha uma visão clara do que foi feito e do que está pendente.

Uma das formas mais comuns de organizar um projeto é dividi-lo por fases e predeterminar cada uma das etapas que levam a progressão e consolidação do planejamento. Para que se tenha uma visão clara de cada uma dessas partes, pode-se utilizar o Excel, que fornece um panorama geral e ajuda, de forma automatizada, a ter uma percepção das próximas etapas. Assim, vamos apresentar como criar tarefas automáticas por fase do projeto no Excel.

Passo a Passo: Como criar tarefas automáticas por fase do projeto no Excel

1º) Para começar, é necessário preencher as informações em uma planilha nomeada “Projetos”. Coloque as seguintes colunas:

• Projeto;
• Fase Atual;
• Fase Nova;
• Responsável.

2º) Em seguida, defina as possíveis fases de um projeto e as liste em células separadas. Elas podem ser:

• Novo Projeto;
• Em Andamento;
• Finalizando;
• Fechado.

Crie também em células apartadas os possíveis responsáveis pelos projetos. Liste o nome de todos os colaboradores.

3º) Selecione as colunas “Fase Atual” e “Fase Nova” e aplique a validação de dados nelas. Para isso, clique no menu “Dados” e selecione a opção “Lista”, feito isso, selecione as fases de projeto criadas na etapa anterior.

Faça o mesmo processo na coluna “Responsável” e selecione os possíveis nomes dos colaboradores.

4º) Crie uma nova planilha, denominada “Tarefas”. Crie as colunas:

• Descrição;
• Data;
• Responsável;
• Projeto.

5º) Nessa etapa criaremos a Macro, com um “botão” na planilha “Projetos”. Para isso, vá ao menu “Inserir”, clique no ícone de formas, insira um “desenho” de quadrado (como um botão), coloque ao lado das colunas, nomeie ele de “Gerar Tarefas”, formate da maneira desejada.

Clique com o botão direito na forma e selecione a opção “atribuir macro”, nomeie-a “Tarefas”.

6º) Uma nova janela será apresentada a uma nova janela com dois termos escritos “Sub Tarefas” e “End Sub”, você deve declarar no meio dessas duas as variáveis que serão usadas. 

Para declarar a variável, coloque o termo “Dim”, então, para declarar uma variável de projeto, digite “Dim Projeto As String” (como um texto), nas linhas de baixo digite “Dim FaseAtual As String”, “Dim FaseNova As String” e “Dim Responsável As String”.

Coloque também abaixo os termos “Dim i As Integer” e “Dim k As Integer”. Explicaremos mais à frente o porquê.

7º) Algumas linhas abaixo coloque o comando “while Sheets.(“Projetos”).Cells(i.1). Value <> Empty” e abaixo desse comando, coloque o termo “Wend”.

OBS: o “<>” representa “diferente”.

O “i” colocado se relacionará ao termo “Dim i As Integer”, esse comando avaliará uma linha determinada e identificará se existe ou não informação dentro dela. Mas para dar as diretrizes para o comando, é necessário colocar mais uma linha de código, abaixo da sequência de “Dims”, que será “i = 2”, dessa forma o comando lerá a linha 2.

8º) Feito esses comandos, você precisará colocar algumas condições abaixo da linha “While…”. Nesse caso, o comando, quando identificar que a linha não está vazia, validará a informação:

• Projeto = Sheets (“Projetos”).Cells(i,1):Value
• Fase Atual = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 2):Value
• Fase Nova = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 3):Value
• Responsável = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 4):Value

9º) Para validar se houve alguma alteração entre a “Fase Atual” e “Fase Nova”, abaixo de tudo que foi escrito até agora (só acima do comando “Wend”) escreva o comando:

“If Fase Atual <> Fase Nova Then”, na linha abaixo:

“If Fase Nova = “Finalizando” Then” e então:

“While Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.1). Value <> Empty”

Todo esse trecho validará se a “Fase Nova” está “Finalizando” e então, ela criará as tarefas na tabela “Tarefas”. O último trecho destas três linhas de código aplicará as informações na tabela e se relacionará com a linha “Dim k As Integer” feita anteriormente.

Abaixo da linha “i=2”, escreva “k=2”, para que a validação comece na segunda linha.

10º) Abaixo da última linha de código escrita (“While Sheets…”), coloque os seguintes comandos:

“k = k + 1”

Wend

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.1). Value = “Enviar Apresentação”

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.2). Value = Date

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.3). Value = Responsável

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.4). Value = Projeto

Sheets (“Projetos”).Cells(i, 2):Value =  = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 3):Value

End If

    End If

i = i + 1

Com isso você terá terminado sua macro, ela deva ficar desta forma:

11º) Clique no botão para testar seu funcionamento. Não esqueça que as fases devem ser diferentes. Caso não funcione, verifique se há algum erro no código, como parênteses sobrando ou erro de digitação.

Para a Macro ajudar no seu dia a dia, não esqueça de atualizar as fases de cada projeto, fazendo isso e clicando no botão, as novas tarefas serão geradas.

Esperamos ter ajudado. Para ver de uma maneira mais clara, com exemplos, assista o vídeo acima. 

Caso tenha interesse, existe uma maneira extremamente mais fácil de se atingir o mesmo objetivo, e é criando tarefa automática por fase do projeto no Jestor. Veja como ele é muito mais simples e eficiente clicando aqui.