Como organizar tarefas em planilhas

Os softwares de organização de planilhas, tais como o Excel e o Google Sheets são muito utilizados em várias empresas. Desde companhias que trabalham com tecnologia e dependem de tais plataformas para elaborar funções, fórmulas e sistemas de controle até as companhias mais tradicionais que dependem das planilhas para realizar o controle de materiais, almoxarifado e folhas de pagamento.

O fato de serem softwares acessíveis que permitem um entendimento facilitado de como organizar tarefas e informações os tornam muito utilizados. Contudo, mesmo sendo bastante presentes no mercado, diversas funcionalidades e lógicas dessas plataformas não são utilizadas ou conhecidas.

Neste texto, daremos algumas dicas para organizar melhor suas tarefas em planilhas, criar lógicas e modelos de trabalho que facilitarão muito o dia a dia e trarão mais facilidade na hora de lidar com seus dados!

Passo a Passo: Como organizar suas tarefas em planilhas

O primeiro passo para utilizar corretamente o Excel (ou Sheets) é ter as informações bem organizadas, para isso, algumas colunas são fundamentais, são elas:

• Descrição: um breve resumo do que deve ser feito a respeito daquela tarefa. Não pode ser genérico a ponto de ser incompreensível, mas não deve ser grande e se tornar massante;
• Data Limite: trata-se do tempo máximo que a tarefa pode ser entregue. É um campo muito importante para dar a percepção de prioridade para as tarefas;
• Controle de Realização: é importante ter um controle que demonstre se a atividade foi feita ou não. O ideal é utilizar o Checkbox, em vez de excluir a linha (que leva a perda do histórico das tarefas), por exemplo;
• Responsável: é fundamental deixar claro quem é a pessoa responsável pelo andamento daquela tarefa.

Travando tipo de informação em uma coluna do Excel

Para que se possa usar as funcionalidades do Excel sem dores de cabeça, o ideal é que todas as entradas sejam feitas corretamente, respeitando a formatação de cada caso. Se, por exemplo, inserir uma data da seguinte forma: “04/010/2021”, a informação não será reconhecida como uma data, visto que existe um “0” na frente do “10”.

Por isso é importante, em certos casos, travar o tipo de informação que poderá ser imputada nas células escolhidas, evitando assim possíveis erros e incompatibilidades nas funcionalidades aplicadas. Para isso, deve-se seguir os seguintes passos:

1º) No Excel (ou Sheets), selecione todos os campos que deseja travar.

2º) No menu “Dados”, clique na opção “Validação de Dados”.

3º) Será apresentado um pop-up. No campo “Permitir”, selecione a opção referente a informação dos campos, como por exemplo, “Data”.

Neste caso, pode-se selecionar diferentes modelos de apresentação e intervalos, como um período entre números e datas.

Criando campo de lista no Excel

Em certos casos, como na coluna “Controle de Realização” ou na “Responsável”, apenas algumas opções de informação podem ser escolhidas. Como, por exemplo, no caso da coluna “Controle de Realização” haverá opções como: “aberto”, “em andamento” e “concluído”, e no caso da coluna “Responsável” existirão apenas as opções remetentes aos colaboradores da empresa. 

Por isso, é importante realizar uma validação de dados que apresente uma lista de opções de escolhas para essas células. Para fazer isso:

1º) Em células separadas, descreva quais serão as possíveis opções. No caso da coluna de Controle de Realização, utilizaremos os itens:

• Nova tarefa;
• Em andamento;
• Concluído.

2º) Selecione a coluna referente (Controle de Realização). Vá ao menu “Dados” e clique na opção “Validação de Dados”.

3º) No campo “Permitir”, selecione a opção “Lista”.

4º) No campo “Fonte”, clique no ícone no canto direito e selecione as células que apresentam as possíveis informações para esse campo (como foi feito no item 2).

5º) Clique em “OK”.

6º) Se desejar, oculte as células que servem como base das informações para que elas não atrapalhem o entendimento visual da planilha.

Criando gráfico no Excel

Mesmo sendo um software direcionado principalmente a criação de tabelas, ainda sim, para realizar a gestão das tarefas no Excel, você pode também utilizar também recursos visuais. Tais como gráficos, que tornam o entendimento das informações imediato. Para criar um gráfico, siga essas instruções:

1º) Selecione a coluna desejada. Como, por exemplo, a de Controle de Realização.

2º) Vá ao menu “Inserir” e clique na opção com o ícone de um gráfico de pizza, selecione o formato que desejar;

3º) Na janela apresentada, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Selecionar Dados”;

4º) No pop-up, verifique se o intervalo selecionado é o desejado e clique em “OK”.

Utilizando CONT.SE para ver número de tarefas diárias

Outra forma de organizar as tarefas é criar um tratamento de dados para visualizar de forma simplificada algumas informações importantes. Como exemplo, caso queira ver o número de tarefas por dia, ou seja, quantas tarefas estão sendo tratadas/ serão finalizadas naquele dia. Para isso:

1º) Crie uma coluna auxiliar colocando as datas do mês, sendo em cada célula a data de um dia (Data do dia).

2º) Ao lado, em uma coluna, insira a fórmula: “=cont.se(Coluna de Data Limite; Data do dia)”.

3º) Aplique a fórmula para todos os dias do mês, arrastando para baixo, assim você poderá ver o número de tarefas que estão sendo tratadas em cada um dos dias.

Gráfico de barras do número de tarefas diárias

Agora que foi criado um modelo de apresentação de número de tarefas por dia do mês, podemos aplicar outra forma de apresentação visual, que é o gráfico de barras, para criá-lo, siga este modelo:

1º) Selecione as coluna “Data” (com todas as datas do mês) e a coluna “Número de tarefas por dia”, criada no item anterior;

2º) Vá ao menu “Inserir” e clique no botão com o ícone de um gráfico de barras, selecione a opção que preferir;

Como pode ver, conforme for inserindo novas informações e datas, o gráfico se altera.

Utilizando CONT.SES para checar número de tarefas em andamento

Além de usar o “Cont.se“ para verificar o número de tarefas por dia, ele pode ser usado também para validar o número de tarefas em um caso específico, como exemplo, para contar apenas as tarefas que estão no status “Em Andamento” no dia.

Para realizar essa fórmula, deve-se:

1º) Assim como no caso do “cont.se”, crie uma coluna auxiliar colocando as datas do mês, sendo em cada célula a data de um dia (Data do dia);

2º) A fórmula utilizada será “=CONT.SEs(Coluna de Data Limite; Data do dia;Coluna Controle de Realização, “Em andamento”)”.

3º) Aplique a fórmula para todos os dias do mês, arrastando para baixo, assim você poderá ver o número de tarefas que estão sendo tratadas em cada um dos dias.

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