Como fazer ordens de serviço (ou ordem de compra) em planilhas

Quer montar uma ordem de serviço para o seu negócio mas não sabe como começar? Bom, nós iremos te ensinar dois jeitos, um no Excel e outro no Jestor.

Tutorial Ordem de Serviço no Excel

1º) Para começar, no Excel, crie uma aba de Clientes e coloque nas colunas os dados que serão coletados, como CPF, nome, telefone e e-mail, por exemplo.

2º) Abra uma aba de Serviços, com nome, descrição (pode ser um passo a passo do serviço para evitar erros internos).

3º) Crie também uma aba de Vendas. Nas colunas, você pode colocar ID (número de identificação), CPF, cliente e serviço.

Obs: termos que são usados para identificação ou código é melhor serem identificados no Excel como um texto e não como número, afinal, zeros na frente podem sumir, por exemplo. Para evitar isso, coloque aspas simples (‘) na frente do número e o Excel não mudará o formato do texto. (Exemplo: ‘00032)

4º) Nesta aba, para pegar o nome do cliente, utilize a função PROCV. A fórmula é:

=PROCV(o valor do procurado; a tabela onde irá procurar; número da coluna onde estará a informação; 0) → Enter.

É como se você falasse, “PROCV, procure o CPF (exemplo) em uma tabela de clientes de A a D (exemplo), pegue a segunda (exemplo) coluna e procure mesmo que não seja em ordem alfabética (essa última parte é referente ao 0 no final da fórmula).

5º) Para encontrar o serviço, utilize uma validação de dados para escolher os serviços cadastrados no Excel.

Para isso, primeiro, escolha a coluna inteira de serviço (CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO). 

Clique em “Dados”, depois em “Validação de Dados”, escolha a opção “Lista”, e na “Fonte” selecione os seus serviços.

6º) Crie uma aba de Ordem de Serviço (OS) e nas colunas você pode colocar número de identificação, ID da venda, cliente, serviço e descrição do serviço.

7º) Preencha o número da OS e o ID da venda. Na coluna “Cliente”, utilize novamente o PROCV. Faça o mesmo para o Serviço. 

8º) Utilize o PROCV também para a Descrição do Serviço, porém ao invés de colocar o ID como o primeiro elemento da fórmula, coloque (selecione) o Serviço encontrado. Depois, vá na aba de Serviços. Selecione a tabela com os nomes dos serviços e a descrição. Puxe a Descrição (a segunda coluna).

9º) Na aba OS, crie uma coluna de Fase.

10º) Fora da tabela, escreva as fases dos seus serviços (por exemplo: aberto, em andamento, em validação e concluído).

11º) Selecione a coluna “Fase” inteira (CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO). Clique em “Validação de Dados” e escolha “Lista”. Em “Fonte”, selecione as fases que você escreveu. Clique em “OK”. Agora, você poderá selecionar as fases na coluna.

Tutorial Ordem de Serviço no Jestor

1º) Em “Tabs” (Abas), clique no ícone de mais (+) para criar uma nova aba/tabela. No PopUp que for apresentado, coloque um nome, pode ser “Cliente OS”.

2º) Tendo criado, você será apresentado à planilha de controle de clientes, dentro dela, pode-se colocar as informações do cliente.

3º) Para isso, basta clicar no ícone de “mais colunas” (+) que é apresentado na parte superior da tabela, aqui você pode adicionar nome, CPF, e-mail, telefone e outras informações. 

OBS: Importante ressaltar que o Jestor valida as informações que são preenchidas em cada um dos campos, então, dentro da plataforma não é possível, por exemplo, colocar um nome no campo de data.

4º) Após criar a aba de cliente, crie as seguintes da mesma forma, clicando em “Tabs” no menu no canto esquerdo, assim você pode criar: Serviços OS; Vendas OS; OS.

5º) Lembrando que para cada uma dessas abas, coloque colunas próprias que se relacionem com as outras abas/planilhas. 

Então, quando você criar, na aba de Vendas, a coluna Cliente, por exemplo, clique no menu apresentado ao lado direito da tela, em “Relacionar Tabelas” e conecte com a tabela de “Cliente OS”.

6º) Na aba “Vendas OS”, além de relacionar a coluna “Cliente” com a tabela “Cliente OS”, você também pode criar uma coluna chamada “ID” (referente a identificação da venda) e criar uma coluna de serviços, se relacionando com a aba/tabela de mesmo nome (Serviço OS).

7º) Na aba de Serviços OS, não se esqueça de criar uma coluna de nome e outra de descrição.

8º) Já na aba “OS”, você pode criar as colunas de “Código”, “Vendas” – que estará relacionada à aba “Vendas OS”, como foi explicado anteriormente – e também à coluna de “Fase”, nela você pode colocar na lista os itens: Novo; Em andamento; Em validação; Concluído.

Tendo realizado esses passos, seu sistema de cadastramento de Ordens de Serviço está praticamente pronto, agora, prossiga para o preenchimento das informações.

Preenchendo a Planilha

1º) No Jestor, podemos começar preenchendo os dados referentes ao cliente, então vá a aba de “Cliente OS” e clique no ícone de “+” apresentado abaixo das colunas que foram criadas, preenchendo assim as informações de nome, CPF, e-mail e telefone do cliente.

Vale dizer que no Jestor os campos de preenchimento serão apresentados todos juntos, em um PopUp, evitando confusão na hora de preencher cada uma das colunas individualmente, como acontece no Excel.

2º) Depois de preencher as informações na aba de “Cliente OS”, siga o mesmo caminho nas abas seguintes, preenchendo as informações das colunas de cada uma delas.

OBS: O Jestor facilita tanto a reunião das informações, que na aba de vendas, quando se clica no nome de um dos clientes, pode-se ver todas as informações relacionadas às vendas que já foram feitas a ele.

O mesmo acontece com os campos de venda, descrição do serviço, etc. Esse modelo de organização de informações torna o cadastro muito mais limpo e intuitivo, sendo que o usuário pode ver as informações conforme sua necessidade.

Transformando em um Kanban 

11º) Finalizando a criação da planilha e o cadastro das informações, na aba de Ordem de Serviço (OS), clique no botão “Pipe”, apresentado no campo superior direito da tela, com isso, será apresentado um PopUp e nele selecione “fase” e clique em “criar”.

OBS: Assim, você terá um Dashboard Kanban que apresentará de uma forma muito mais visual a fase que está cada ordem de serviço e suas informações, com a possibilidade de mudar de fase apenas puxando o card. Vale ressaltar que as informações apresentadas são customizáveis, ou seja, a informação apresentada no card pode ser apenas a que você desejar.

Por que no Jestor é melhor?

No Jestor, a criação das colunas é muito simples e a interligação das informações ajuda muito a tornar todas as informações concentradas em um único lugar. Podemos dizer, resumidamente, que o Excel trabalha apenas como uma planilha e o Jestor também como banco de dados. 

Em um banco de dados, em cada um dos cards e colunas, temos uma informação com outras informações dentro, de forma segura e correta, já em uma planilha as informações precisam estar relacionadas com outras células e com as fórmulas registradas (PROCV), que podem ser registradas erroneamente e assim gerar problemas em toda a apresentação dos dados.

Para ver o tutorial de forma mais visual, com exemplos, assista o vídeo acima. E para usar o Jestor gratuitamente, clique aqui e venha bater um papo com a gente! ;)