Excel X Jestor: como criar Controle de Recrutamento em planilhas

Administrar um processo seletivo pode ser bastante complicado. Dependendo do número de candidatos, pode ser muito fácil se perder, se confundir e tornar o processo muito mais desgastante.

Para evitar esse tipo de problema, foram criados controles de recrutamento, prevenindo, assim, erros e tornando o processo mais organizado.

Neste texto, trouxemos um passo a passo de como criá-los em duas plataformas, no Excel e no Jestor. Veja só!

Passo a Passo: Controle de Recrutamento no Excel

1º) O primeiro passo é colocar as informações mais importantes, então, comece definindo as colunas do seu cabeçalho:

• Nome;
• E-mail;
• Telefone;
• LinkedIn;
• Origem;
  • OBS: Este campo é importante para definir se o candidato foi chamado pela empresa ou se candidatou a uma vaga, por exemplo.
• Fase;
  • OBS: Este campo expõe em qual etapa do processo seletivo o candidato se encontra.
• Feedback Enviado;
  • OBS: Neste campo vamos utilizar um Checkbox referente ao fato de o candidato já ter sido informado se foi aprovado ou não no processo seletivo. Vamos explicar mais a fundo sobre como fazer o Checkbox na quinta (5ª) etapa.
• Data da Entrevista;
• Data do Case (prova, dinâmica em grupo, etc.).

Vale pontuar que a estrutura de cabeçalho pode ter mais colunas (informações do processo), conforme for necessário para cada empresa.

2º) Agora que o cabeçalho está pronto, podemos começar a trabalhar individualmente em cada coluna, o primeiro passo é criar uma trativa de dados das colunas fase e origem. Para isso, vamos gerar uma lista de possibilidades de entrada separadamente. A primeira será a de “fase”, então listaremos quais são as possíveis fases para um processo, lembrando que cada empresa pode pontuar as que considera melhor, sendo no nosso caso:

• Novo Candidato;
• Entrevista;
• Case;
• Contratado;
• Recusado.

O mesmo processo deve ser feito para a coluna de “origem”, então, em um campo apartado, liste as possíveis origens dos candidatos:

• Lead (um candidato que “chegou” de um processo aberto pela empresa);
• Prospecção (caso em que a empresa entra em contato diretamente com o candidato).

3º) Após criar as listas de possíveis entradas separadamente para fase e origem, vamos aplicar a validação de dados nessas colunas. 

Selecione primeiro a coluna “Fase” inteira, vá no menu “Dados” e clique na opção “Validação de Dados”, no menu permitir, selecione a opção “Lista” e escolha as células que foram criadas no passo anterior e que correspondem às possíveis opções de fase. Dando o “Ok”, você perceberá que na coluna “fase” serão apresentadas opções predeterminadas.

Repita o mesmo processo para a coluna “Origem”.

4º) Criaremos uma validação de dados para outras colunas também, como “Data”, por exemplo. Para isso, selecione as colunas “Data da Entrevista” e “Data do Case” e escolha “Validação de Dados” (no menu Dados). No PopUp apresentado, coloque a opção “Data”, assim se for inserida alguma informação que não seja uma data, ela não será aceita.

5º) Agora vamos nos concentrar em habilitar o Checkbox da coluna “Feedback Enviado”. Já que  essa funcionalidade não vem no padrão do Excel, precisamos habilitá-la. Para isso, vá no menu “Preferências”, em seguida em “Exibir” e selecione o box de “Habilitar Guia de Desenvolvedor”.

Fazendo isso, mais uma aba será apresentada no menu do Excel, a de desenvolvedor. Nela, existe a funcionalidade “Caixa de Seleção”, clique nela e posicione a caixa na coluna “Feedback Enviado” e coloque um texto como “enviado”, por exemplo.

Em seguida, selecione a célula e no canto inferior direito dela, clique e arraste para baixo. Isso criará cópias da célula nas linhas inferiores, assim você terá checkboxes independentes para cada linha.

Realizando esse passo, você terá o recurso visual de entender se o candidato já foi contatado e está a par de sua situação no final de seu processo seletivo individual.

6º) Com a estrutura da planilha completamente montada, pode-se começar a colocar as informações e aplicar filtros em cada uma das colunas para facilitar o entendimento de cada parâmetro e dos candidatos que estão neles.

Contudo, infelizmente, o Excel não aplica filtro para o Checkbox da coluna “Feedback Enviado”, para isso, precisaremos prosseguir por um caminho diferente: 

1. Comece criando uma coluna ao lado da de “Feedback Enviado”, 
2. Em seguida, clique com o botão direito em um dos Checkboxes e selecione a opção “Formatar Controle”;
3. No PopUp apresentado existe a opção “Vínculo da Célula”, clique nela e selecione a célula da nova coluna que foi criada. Fazendo isso, você perceberá que se o CheckBox estiver selecionado, apresentará “verdadeiro” e se não tiver, “falso”.
4. Repita isso em cada uma das células, independentemente.

Por limitação do Excel, não é possível automatizar o processo de replicação do “vínculo de células”, portanto, é necessário esse trabalho todo para conseguir criar um filtro. O que normalmente é feito é não utilizar o CheckBox e colocar na coluna termos como “sim” e “não” ou “0” e “1”.

Passo a Passo: Controle de Recrutamento no Jestor

1º) O primeiro passo é selecionar, do lado esquerdo, o “+” no menu Tabs. Quando apresentar o PopUp pedindo um nome, coloque como “recrutamento” ou o termo mais apropriado para seu processo seletivo e clique em “Criar”.

2º) Da mesma forma como se cria uma tabela no Excel, no Jestor precisamos definir quais serão as colunas que colocaremos as informações. Na parte superior da tabela, clique no “+” e selecione qual parâmetro deseja colocar em cada coluna. Essa seleção pode ser feita no menu apresentado do lado direito. Selecione os itens mais importantes, que nesse caso são:

• Nome;
• E-mail;
• Telefone;
• LinkedIn;
  • OBS: Deve-se usar o campo de URL, colocando o nome como LinkedIn.
• Currículo;
  • OBS: Podemos utilizar um campo de anexo para colocar um arquivo do currículo do candidato, isso não é possível no Excel.
• Origem;
  • OBS: Para esta coluna, usaremos o campo “Lista e fases com 1 opção” para criar as possibilidades, e colocaremos as seguintes listas:
    • Lead (um candidato que “chegou” de um processo aberto pela empresa);
    • Prospecção (caso em que a empresa entra em contato diretamente com o candidato).
• Fase;
  • OBS: deve-se seguir o mesmo processo da coluna “Origem” e utilizar a “Lista e fases com 1 opção”, colocando os seguintes itens:
    • Novo Candidato;
    • Entrevista;
    • Case;
    • Contratado;
    • Recusado.
• Feedback Enviado?
  • OBS: No Jestor, diferentemente do Excel, podemos criar um campo de CheckBox facilmente, permitindo uma compreensão visual desta coluna.

3º) Agora que as colunas da tabela estão criadas, podemos colocar as informações. Para fazer uma nova entrada, basta clicar no “+” no canto superior direito e você será apresentado ao PopUP de criação de registro, nele já estarão constando todas as colunas que foram criadas anteriormente.

OBS: No Jestor, pode-se aplicar um filtro em qualquer uma das colunas criadas, inclusive no CheckBox, algo mais complicado de se fazer no Excel.

4º) Com a tabela pronta, agora podemos fazer algumas coisas que só o Jestor permite, como transformar a tabela em um Pipe (Kanban), clicando no botão, no canto superior direito, “Pipe” e selecionando apresentação por “Fase”. Isso trás uma visualização muito mais clara de que fase está cada um dos candidatos, podendo mudá-lo de fase apenas arrastando o card.

5º) Além de organizar em Kaban, no Jestor também podemos criar um campo para “Data de Entrevista” ou “Data de Case” de forma muito simples e com a possibilidade de apresentar diversos dados dentro dele, como por exemplo, a data de todas as entrevistas que já foram e que serão realizadas.

Para isso, crie uma nova aba (Tab) do lado esquerdo e coloque o nome de “Entrevistas”. A partir disso, você poderá criar uma coluna nomeada “Candidato” nesta aba e relacioná-la com a tabela anterior, clicando em “Relacionar Tabelas” e selecionando a tabela “Recrutamento”.

6º) Depois de criar a coluna de Candidato, crie mais uma de Data. 

Desta forma, você terá as duas tabelas relacionadas e poderá colocar diversas datas de entrevistas na tabela de “Recrutamento”, no card de cada candidato.

Por que no Jestor é melhor?

Além de ser mais prático, fácil, rápido e visual, o Jestor funciona como um banco de dados. Assim, cada um dos cards possui informações dentro de si. Essas informações são apresentadas de forma segura e correta. Já em uma planilha, o trabalho exigido é muito maior e ainda há chance de erro humano, o que pode prejudicar toda a apresentação dos dados.

Se você já experimentou criar uma planilha de um controle de recrutamento no Excel, sabe como pode ser complexo! Temos certeza que com o Jestor você sentirá uma facilidade muito maior para colocar os dados e uma organização aprimorada. O que acha de testar e dizer para nós qual foi a efetividade do seu processo seletivo?
Temos certeza de que, com o Jestor, não vai ter erro!