Excel X Jestor: Criação de tarefa automática por fase do projeto

Para gerenciar tarefas e projetos sem falhas e atrasos, plataformas tais como o Excel e o Jestor podem ser utilizadas. Elas conseguem organizar melhor as tarefas, gerar demandas automáticas e definir com praticidade quais serão os próximos passos. Contudo, a utilização de certas plataformas é mais fácil e entendível do que outras e por isso, é fundamental que você analise qual prefere.

Nesse texto, você escolherá, a partir dos tutoriais, qual plataforma é melhor para organizar seu projeto, o Excel ou o Jestor.

Passo a Passo: Como criar tarefas automáticas por fase do projeto no Excel

1º) Para começar, é necessário preencher as informações em uma planilha nomeada “Projetos”. Coloque as seguintes colunas:

• Projeto;
• Fase Atual;
• Fase Nova;
• Responsável.

2º) Em seguida, defina as possíveis fases de um projeto e as liste em células separadas. Elas podem ser:

• Novo Projeto;
• Em Andamento;
• Finalizando;
• Fechado.

Crie também em células apartadas os possíveis responsáveis pelos projetos. Liste o nome de todos os colaboradores.

3º) Selecione as colunas “Fase Atual” e “Fase Nova” e aplique a validação de dados nelas. Para isso, clique no menu “Dados” e selecione a opção “Lista”, feito isso, selecione as fases de projeto criadas na etapa anterior.

Faça o mesmo processo na coluna “Responsável” e selecione os possíveis nomes dos colaboradores.

4º) Crie uma nova planilha, denominada “Tarefas”. Crie as colunas:

• Descrição;
• Data;
• Responsável;
• Projeto.

5º) Nessa etapa criaremos a Macro, com um “botão” na planilha “Projetos”. Para isso, vá ao menu “Inserir”, clique no ícone de formas, insira um “desenho” de quadrado (como um botão), coloque ao lado das colunas, nomeie ele de “Gerar Tarefas”, formate da maneira desejada.

Clique com o botão direito na forma e selecione a opção “atribuir macro”, nomeie-a “Tarefas”.

6º) Uma nova janela será apresentada a uma nova janela com dois termos escritos “Sub Tarefas” e “End Sub”, você deve declarar no meio dessas duas as variáveis que serão usadas. 

Para declarar a variável, coloque o termo “Dim”, então, para declarar uma variável de projeto, digite “Dim Projeto As String” (como um texto), nas linhas de baixo digite “Dim FaseAtual As String”, “Dim FaseNova As String” e “Dim Responsável As String”.

Coloque também abaixo os termos “Dim i As Integer” e “Dim k As Integer”. Explicaremos mais à frente o porquê.

7º) Algumas linhas abaixo coloque o comando “while Sheets.(“Projetos”).Cells(i.1). Value <> Empty” e abaixo desse comando, coloque o termo “Wend”.

OBS: o “<>” representa “diferente”.

O “i” colocado se relacionará ao termo “Dim i As Integer”, esse comando avaliará uma linha determinada e identificará se existe ou não informação dentro dela. Mas para dar as diretrizes para o comando, é necessário colocar mais uma linha de código, abaixo da sequência de “Dims”, que será “i = 2”, dessa forma o comando lerá a linha 2.

8º) Feito esses comandos, você precisará colocar algumas condições abaixo da linha “While…”. Nesse caso, o comando, quando identificar que a linha não está vazia, validará a informação:

• Projeto = Sheets (“Projetos”).Cells(i,1):Value
• Fase Atual = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 2):Value
• Fase Nova = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 3):Value
• Responsável = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 4):Value

9º) Para validar se houve alguma alteração entre a “Fase Atual” e “Fase Nova”, abaixo de tudo que foi escrito até agora (só acima do comando “Wend”) escreva o comando:

“If Fase Atual <> Fase Nova Then”, na linha abaixo:

“If Fase Nova = “Finalizando” Then” e então:

“While Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.1). Value <> Empty”

Todo esse trecho validará se a “Fase Nova” está “Finalizando” e então, ela criará as tarefas na tabela “Tarefas”. O último trecho destas três linhas de código aplicará as informações na tabela e se relacionará com a linha “Dim k As Integer” feita anteriormente.

Abaixo da linha “i=2”, escreva “k=2”, para que a validação comece na segunda linha.

10º) Abaixo da última linha de código escrita (“While Sheets…”), coloque os seguintes comandos:

“k = k + 1”

Wend

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.1). Value = “Enviar Apresentação”

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.2). Value = Date

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.3). Value = Responsável

Sheets.(“Tarefas”).Cells(k.4). Value = Projeto

Sheets (“Projetos”).Cells(i, 2):Value =  = Sheets (“Projetos”).Cells(i, 3):Value

End If

    End If

i = i + 1

Com isso você terá terminado sua macro, ela deva ficar desta forma:

11º) Clique no botão para testar seu funcionamento. Não esqueça que as fases devem ser diferentes. Caso não funcione, verifique se há algum erro no código, como parênteses sobrando ou erro de digitação.

Para a Macro ajudar no seu dia a dia, não esqueça de atualizar as fases de cada projeto, fazendo isso e clicando no botão, as novas tarefas serão geradas.

Passo a Passo: Como criar tarefas automáticas por fase do projeto no Jestor

1º) Abra o Jestor. Clique no “+” ao lado de “Tabs”. Você pode dar o nome da tabela de “Projeto Automático”, e em seguida, clique em “Create” (Criar).

2º) Crie as colunas de acordo com a organização do projeto. Usaremos estas para o tutorial:

• Projeto;
• Fase (no tipo Sigle Selection);
  • Nessa coluna liste as possíveis entradas na sessão “Add Items On This List”:
    • Novo Projeto;
    • Em Andamento;
    • Finalizando;
    • Fechado.
• Responsável.
  • Nessa coluna você pode usar o modo de “Users”, que vai se relacionar com os colaboradores cadastrados no Jestor.

Feito isso, você pode começar a colocar as informações na planilha e alterá-la para Kaban, se desejar, clicando do lado direito superior da tela, para ter uma melhor visualização.

3º) Crie uma nova planilha, seguindo o mesmo processo de antes, clicando no “+” ao lado de Tabs. Você pode nomeá-la como “Tarefas Automáticas”.

4º) Na nova planilha crie as colunas:

• Descrição (no tipo Short Text);
• Data (no tipo Date);
• Projeto;
  • Nessa coluna, utilize a função “Conect Tables” e selecione a outra tabela criada, “Projeto Automático”.
• Responsável.
  • Assim como antes, utilize a função “Users”.

5º) Tendo criado a estrutura, iremos agora para a parte de desenvolvimento do Jestor, para acessá-la, clique no nome do usuário, que é apresentado na parte superior esquerda, abaixo do logo do Jestor. Selecione a opção “Developer”. 

6º) Na aba que será aberta, dentre as diversas opções apresentadas, selecione “Projetos Automáticos”. Clique em seguida no botão “+ Create Trigger”, do lado esquerdo inferior. Dessa forma, você poderá criar automatizações (ou trigger, como pode ser chamado).

Nomeie da forma desejada, como exemplo “criarTarefaAutomática”.

7º) Na nova tela, você deverá selecionar os gatilhos que definiram o comportamento desta automatização, selecione “Before Record is Updated”.

8º) Agora com a sessão apresentada, você deverá inserir algumas linhas de código, para facilitar, vamos apresentar abaixo como deve ser feito o código:

if ($objectNew[‘fase’]  != $objectOld[‘fase’] and $objectNew[‘fase’] == ‘Finalizando’]){
  $tarefanova = array(
    ‘name’ => ‘Enviar apresentação’,
    ‘data’ => date(‘Y-m-d’),
    ‘projeto’ => $objectNew[‘id_projetos_automatico’],
    ‘responsavel’ => $objectNew[‘responsavel’]
  );
  Jestor.create(‘tarefas_automatico’,$tarefanova);
}

9º) Criando essas linhas de código, você aplicará um modelo de identificação de quando uma fase for alterada. Então, caso alguma fase de um projeto seja mudada para “Finalizando”, uma tarefa será criada automaticamente na planilha “Tarefas”.  Vale ressaltar que o responsável será notificado automaticamente e todas as tarefas estarão vinculadas ao projeto.

Esse foi um dos poucos casos em que é necessário desenvolver linhas de código no Jestor, ainda assim, se trata de um Low Code, e é muito mais simples do que se fosse feito no Excel.

Você pode também utilizar templates do Jestor, como o “Projetos com tarefas automatizadas”, que facilita muito o processo.

Ainda não seguiu esse passo a passo no Jestor? Então clique aqui e comece a utilizá-lo.