Jestor X Outras planilhas: Como organizar tarefas

O Excel é uma boa plataforma. Ele apresenta algumas funcionalidades e possibilidades de apresentação de informações. Contudo, se trata de uma ferramenta de planilha propriamente dita, que fica muito a desejar quando se trata de apresentar dados de forma mais visual e também para registrar as informações em um banco de dados. 

Felizmente, o Jestor é a plataforma ideal que consegue gerir todas as informações, sem perdas e erros (oriundos de fórmulas e erros de digitação, no caso do Excel) e também tem uma usabilidade muito mais fácil. Neste texto, vamos ensinar como organizar suas tarefas nestas duas plataformas (Excel – ou Sheets – e Jestor).

Tutorial: Como organizar suas tarefas em planilhas

O primeiro passo para utilizar corretamente o Excel (ou Sheets) é ter as informações bem organizadas, para isso, algumas colunas são fundamentais, são elas:

• Descrição: um breve resumo do que deve ser feito a respeito daquela tarefa. Não pode ser genérico a ponto de ser incompreensível, mas não deve ser grande e se tornar massante;
• Data Limite: trata-se do tempo máximo que a tarefa pode ser entregue. É um campo muito importante para dar a percepção de prioridade para as tarefas;
• Controle de Realização: é importante ter um controle que demonstre se a atividade foi feita ou não. O ideal é utilizar o Checkbox, em vez de excluir a linha (que leva a perda do histórico das tarefas), por exemplo;
• Responsável: é fundamental deixar claro quem é a pessoa responsável pelo andamento daquela tarefa.

Travando tipo de informação em uma coluna do Excel

Para que se possa usar as funcionalidades do Excel sem dores de cabeça, o ideal é que todas as entradas sejam feitas corretamente, respeitando a formatação de cada caso. Se, por exemplo, inserir uma data da seguinte forma: “04/010/2021”, a informação não será reconhecida como uma data, visto que existe um “0” na frente do “10”.

Por isso é importante, em certos casos, travar o tipo de informação que poderá ser imputada nas células escolhidas, evitando assim possíveis erros e incompatibilidades nas funcionalidades aplicadas. Para isso, deve-se seguir os seguintes passos:

1º) No Excel (ou Sheets), selecione todos os campos que deseja travar.

2º) No menu “Dados”, clique na opção “Validação de Dados”.

3º) Será apresentado um pop-up. No campo “Permitir”, selecione a opção referente a informação dos campos, como por exemplo, “Data”.

Neste caso, pode-se selecionar diferentes modelos de apresentação e intervalos, como um período entre números e datas.

Criando campo de lista no Excel

Em certos casos, como na coluna “Controle de Realização” ou na “Responsável”, apenas algumas opções de informação podem ser escolhidas. Como, por exemplo, no caso da coluna “Controle de Realização” haverá opções como: “aberto”, “em andamento” e “concluído”, e no caso da coluna “Responsável” existirão apenas as opções remetentes aos colaboradores da empresa. 

Por isso, é importante realizar uma validação de dados que apresente uma lista de opções de escolhas para essas células. Para fazer isso:

1º) Em células separadas, descreva quais serão as possíveis opções. No caso da coluna de Controle de Realização, utilizaremos os itens:

• Nova tarefa;
• Em andamento;
• Concluído.

2º) Selecione a coluna referente (Controle de Realização). Vá ao menu “Dados” e clique na opção “Validação de Dados”.

3º) No campo “Permitir”, selecione a opção “Lista”.

4º) No campo “Fonte”, clique no ícone no canto direito e selecione as células que apresentam as possíveis informações para esse campo (como foi feito no item 2).

5º) Clique em “OK”.

6º) Se desejar, oculte as células que servem como base das informações para que elas não atrapalhem o entendimento visual da planilha.

Criando gráfico no Excel

Mesmo sendo um software direcionado principalmente a criação de tabelas, ainda sim, para realizar a gestão das tarefas no Excel, você pode também utilizar também recursos visuais. Tais como gráficos, que tornam o entendimento das informações imediato. Para criar um gráfico, siga essas instruções:

1º) Selecione a coluna desejada. Como, por exemplo, a de Controle de Realização.

2º) Vá ao menu “Inserir” e clique na opção com o ícone de um gráfico de pizza, selecione o formato que desejar;

3º) Na janela apresentada, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Selecionar Dados”;

4º) No pop-up, verifique se o intervalo selecionado é o desejado e clique em “OK”.

Utilizando CONT.SE para ver número de tarefas diárias

Outra forma de organizar as tarefas é criar um tratamento de dados para visualizar de forma simplificada algumas informações importantes. Como exemplo, caso queira ver o número de tarefas por dia, ou seja, quantas tarefas estão sendo tratadas/ serão finalizadas naquele dia. Para isso:

1º) Crie uma coluna auxiliar colocando as datas do mês, sendo em cada célula a data de um dia (Data do dia).

2º) Ao lado, em uma coluna, insira a fórmula: “=cont.se(Coluna de Data Limite; Data do dia)”.

3º) Aplique a fórmula para todos os dias do mês, arrastando para baixo, assim você poderá ver o número de tarefas que estão sendo tratadas em cada um dos dias.

Gráfico de barras do número de tarefas diárias

Agora que foi criado um modelo de apresentação de número de tarefas por dia do mês, podemos aplicar outra forma de apresentação visual, que é o gráfico de barras, para criá-lo, siga este modelo:

1º) Selecione as coluna “Data” (com todas as datas do mês) e a coluna “Número de tarefas por dia”, criada no item anterior;

2º) Vá ao menu “Inserir” e clique no botão com o ícone de um gráfico de barras, selecione a opção que preferir;

Como pode ver, conforme for inserindo novas informações e datas, o gráfico se altera.

Utilizando CONT.SES para checar número de tarefas em andamento

Além de usar o “Cont.se“ para verificar o número de tarefas por dia, ele pode ser usado também para validar o número de tarefas em um caso específico, como exemplo, para contar apenas as tarefas que estão no status “Em Andamento” no dia.

Para realizar essa fórmula, deve-se:

1º) Assim como no caso do “cont.se”, crie uma coluna auxiliar colocando as datas do mês, sendo em cada célula a data de um dia (Data do dia);

2º) A fórmula utilizada será “=CONT.SEs(Coluna de Data Limite; Data do dia;Coluna Controle de Realização, “Em andamento”)”.

3º) Aplique a fórmula para todos os dias do mês, arrastando para baixo, assim você poderá ver o número de tarefas que estão sendo tratadas em cada um dos dias.

Esperamos que estas dicas facilitem seu trabalho cotidiano utilizando o Excel ou o Sheets, quando bem utilizadas, essas plataformas podem representar um ganho em sua operação. Contudo, como você pode ver, utilizá-las não é tão fácil e intuitivo, então, se você deseja ter acesso a uma plataforma que é um banco de dados, possui todas as principais features do Excel, que integra todas as informações e possui uma usabilidade simples você está procurando o Jestor! Venha conhecer nossa ferramenta e se surpreenda.

Como organizar tarefas no Jestor

O Jestor é uma das melhores plataformas do mercado atualmente. Isso porque o Jestor é um software banco de dados que tem funcionalidades de planilha, pipe, dashboard de gráficos e uma integração completa de informações, de forma simples e intuitiva. Sem dizer que ele também pode ser integrado de forma fácil com diversas plataformas do mercado, automatizando muitos processos. Importante mencionar que tudo isso sendo low-code e até mesmo nocode.

Neste tutorial, vamos te ensinar a utilizar algumas das funcionalidades do Jestor e a organizar suas tarefas de forma simples e com uma apresentação eficiente para seu negócio.

Tutorial: Como organizar suas tarefas no Jestor

Criando mesmo processo de gestão de tasks de forma mais prática no Jestor

1º) Abra o Jestor . Clique no “+” ao lado de “Tabs”. Você pode colocar o nome da tabela de “Tarefa Excel” (por exemplo).

2º) A planilha já vem com o campo de “Nome”, se desejar mudar o nome, clique na seta apontando para baixo do lado direito do nome da coluna e selecione “Editar Coluna”.

3º) No campo “Nome”, altere para “Descrição” e clique em “Salvar”.

4º) Clique no “+” ao lado das colunas, selecione a opção de “Data” e coloque o nome “Data Limite”. Clique em “Salvar”.

5º) Crie mais uma coluna e selecione a opção “Lista e Fases com 1 Opção”, nomeie como “Status” (referente a Controle de Realização) e adicione na seção “Adicionar os itens da lista”, as opções:

• Nova Tarefa;
• Em andamento;
• Concluído.

Clique em “Salvar”.

6º) Clique novamente no “+” e crie a coluna “Responsável”, selecione a opção de “Usuários” do Jestor.

Como é possível perceber, o Jestor torna muito simples tudo o que precisa de uma longa elaboração no Excel. Por exemplo, o processo de criação de lista e trava de datas é feito apenas escolhendo a opção de entrada da coluna. 

Portanto, todo o tempo e procedimento necessário para configurar essas condições no Excel se resumem a um clique no Jestor.

Alterando tabela para Kanban (Pipe)

Além de possibilitar armazenamento de informações, um modelo simplificado de gerenciamento e diversas funcionalidades, o Jestor permite uma forma de apresentação dos dados muito visual. Exemplo disso é o modelo Kanban (ou Pipe) que possibilita uma apresentação linear das tarefas e as classifica por fases, trazendo uma visão muito clara para todo o processo. Para ativá-lo, basta realizar os seguintes passos:

1º) Na planilha do Jestor, no canto direito superior, mude o botão de “Tabela” para “Pipe”.

2º) No pop-up apresentado, em “Coluna do tipo lista”, selecione o desejado. Pode-se selecionar “Status”, por exemplo. Nesse caso, os cards serão apresentados de forma linear em seu status atual.

3º) Para alterar os cards de fase, basta arrastá-los.

Criando gráfico no Jestor

No Jestor, é possível também criar gráficos personalizados que apresentem as informações da forma mais apropriada para sua empresa e para cada situação. A fim de criar um dashboard com gráficos, pode-se fazer desta maneira:

1º) Clique no “+” ao lado de “Tabs”. Selecione a opção “Dashboard” e nomeie como desejar (exemplo: Dashboard Tarefas) e clique em “Criar”.

2º) Clique em “Adicionar Componente”, no pop-up apresentado, selecione o modelo desejado, como gráfico, por exemplo. Nomeie como preferir (exemplo: “Tarefas por fase”).

3º) No campo abaixo, selecione a aba da qual as informações serão coletadas.

4º) Em seguida, em “Selecionar campo para legenda”, selecione o atributo pelo qual você deseja dividir o gráfico, como status, por exemplo.

5º) Em “Selecionar campo de valor”, escolha “Quantidade de registros no período”.

6º) Se desejar, no campo “Aplicar Filtros”, pode-se escolher algum dos parâmetros que devem ser aplicados para o gráfico, como exemplo, para apresentar apenas tarefas de um responsável específico.

7º) Em “Selecionar campo de data de referência”, é possível escolher o período no qual as tarefas estarão datadas, como tarefas que foram criadas este mês, por exemplo. No campo abaixo, “Escolher o período para a data”, selecione o período de tempo de preferência. Clique em “Criar”.

Gostou do tutorial? Caso ainda não tenha seguido esse passo a passo no Jestor, clique aqui e comece a utilizá-lo gratuitamente. Para uma demonstração mais clara e visual, assista o vídeo acima.