10 dicas para ficar atento antes de comprar uma implementação de ERP
Os ERPs são famosos por serem o “one-stop-shop” para empresas que precisam organizar seus negócios e se afastar das planilhas. Eles geralmente oferecem uma solução de implementação de ERP para todos os departamentos e fornecem soluções construídas com todos os fluxos de trabalho e automações que você precisa para executar uma empresa genérica. No entanto, você não é uma empresa genérica.
Sua operação é sempre única. Apenas alguns processos em sua empresa são padronizados, como a contabilidade. Os ERPs são ótimas ferramentas para contabilidade, lugares onde você não deve inovar ou construir eficiências competitivas.
Listamos 10 dicas e 9 principais motivos que você deve estar ciente ao adquirir um ERP para operações em vez de contabilidade e outros processos padrões.
É sempre um mau sinal quando os custos não são transparentes.
Tempo estimado de leitura: 9 minutos
Quais são os riscos de assinar uma implementação de ERP:
1. Custos ocultos e contratos hostis
Sem transparência de preços: “Solicitar uma cotação”.
- Os custos do serviço são maiores que o custo da plataforma
- O custo real não é o custo por usuário, é quanto você vai gastar com a implementação do ERP. Esses são difíceis de prever e podem muito bem aumentar bastante.
- Custo de tempo: custo de oportunidade
- Pode levar até 2 anos para concluir a configuração inicial para implementar um sistema ERP – ou seja, muitas reuniões com todos os seus funcionários antes mesmo de começar a usá-lo.
- Contratos longos que te prendem
- Contratos de vários anos com altas taxas de cancelamento e sem opções de assinatura mensal são a norma neste setor.
- Sem teste gratuito
- Você não pode ir ao site e testá-lo.
Dica: Solicite todos os custos na primeira reunião, incluindo implementação, e uma lista de todos os custos de suporte ou módulos que você pode precisar no curto prazo.
2. A ilusão de ser plug and play
É um equívoco pensar que seu sistema ERP estará pronto para uso em sua empresa no primeiro dia. A maioria dos processos são muito genéricos para a realidade individual do seu negócio. Portanto, você precisará de muita personalização (acabará precisando codificar de qualquer maneira ou pagar alguém para fazer isso).
Dica: Não pergunte “em média” quanto tempo leva. Pergunte “Qual é o pior cenário para usarmos totalmente em nossa empresa?”. A implementação do ERP é como construir uma casa, leva cerca de 2x mais tempo para terminar o projeto do que o esperado.
3. Confiar na visão deles sobre o processo
Os ERPs tendem a ditar como sua empresa deve funcionar. Eles acreditam em fórmulas que você deve seguir para executar um processo. No entanto, se você apenas seguir o processo padrão, sua empresa não terá vantagem sobre seus concorrentes. Isso ocorre porque os ERPs são otimizados para seus próprios negócios – não para o seu.
Seu negócio é único, seu processo é único. Aproveite o tempo para construí-lo e itere-o com o tempo para construir vantagens competitivas.
Dica: Pergunte qual é a opinião deles sobre o seu principal processo personalizado. Se eles tentarem convencê-lo a alterá-lo para se encaixar na solução, é uma bandeira vermelha. Você está perdendo sua vantagem competitiva e fazendo a mesma coisa que seus concorrentes.
4. Sistemas antiquados
É muito comum ouvir frases comuns como “não gosto do meu ERP, mas ele funciona aqui há 20 anos. Ninguém sabe o que acontece se migrarmos”.
Os ERPs tendem a não ter recursos que permitam a migração instantânea para outros sistemas, como APIs completamente abertas. Se você começar a implementar o ERP, criará uma dependência da tecnologia deles. Você vai se prender a um sistema que pode não estar mais funcionando para você.
Dica: Pergunte o quanto é difícil migrar todas as informações para outro ERP, se eles dariam suporte e quanto custaria.
Dica: Entenda se você pode fazer essa migração sem a ajuda deles. Não é incomum encontrar provedores que tornarão o mais difícil possível para você quando sair. Eles levarão muito mais tempo para responder a e-mails, cobrar preços altos para devolver seus próprios dados etc.
5. Design ruim – UI e UX
Não é fácil usar ERPs. Não porque eles tenham “processos complexos”, é apenas um design ruim. Se você está acostumado a um software moderno e bonito com grande facilidade de uso, terá dificuldade em implementar um sistema ERP.
Você pode ver algumas capturas de tela de ERPs padrão aqui, tentando parecer moderno:
É quase estressante olhar.
Dica: Pergunte se você pode personalizá-lo com recursos de arrastar e soltar.
6. It’s not mobile-friendly
Para ser justo, as grandes marcas Enterprise têm aplicativos móveis. No entanto, eles não são fáceis de usar e algumas funcionalidades principais não estão disponíveis em dispositivos móveis.
Dica: Peça para te mostrar em um dispositivo real o sistema em execução e peça uma demonstração de ponta a ponta de um processo que eles disseram ser possível fazer.
7. Zero flexibilidade ou liberdade
Alguns ERPs dizem que eles têm “flexibilidade“, mas o que basicamente significa é que você precisará usar muito código e configurações complexas e confusas. Se você deseja alterar algo simples como o nome de um campo, pode ser uma tarefa muito difícil de realizar.
This then generates 2 well-known problems:
- Dependência de serviços mesmo para pequenas alterações em seu sistema ERP.
- Altos custos de manutenção para sua equipe interna.
Dica: Procure recursos no-code ou low-code no ERP. Às vezes, eles têm alguns recursos no-code que podem ajudá-lo um pouco.
8. Tecnologia antiga
A maioria dessas empresas são empresas com mais de 20 anos que tiveram pequenas melhorias tecnológicas ao longo dos anos. Eles não conseguiram acompanhar os novos métodos e tecnologias, tendendo a ser mais conservadores e lentos nos lançamentos de recursos.
Por exemplo, é 2022 e essas soluções não têm integração com Zapier:
Eles podem adicionar isso no futuro, mas seria anos mais tarde do que a maioria das tecnologias modernas.
Dica: Entenda com seu provedor se ele possui tecnologias que você gostaria de adicionar ao seu processo, como Apple Pay, Reconhecimento Facial, integrações no-code (Zapier, Integromat), integração Slack, recursos Crypto, etc.
9. Finanças e Contabilidade não devem ditar seus processos de negócios
A situação mais perigosa é comprar uma implementação de ERP porque é algo que você precisa para a contabilidade e acaba impondo seus processos em toda a sua operação.
Os ERPs são boas ferramentas para locais onde você precisa seguir regras claras: como no caso da contabilidade. Mas não cometa o erro de impor seus processos a outras equipes da sua organização, apenas para facilitar a equipe de contabilidade.
Pode parecer uma boa ideia no começo, mas colocaria sua empresa em uma caixa. No futuro, pode ser difícil escapar dessa caixa.
A melhor solução é utilizar o ERP para contabilidade e integrá-lo com outras ferramentas para outros processos. O problema aqui é que os ERPs dificultam muito a integração com outras ferramentas que podem impedir sua expansão.
Dica: Certifique-se de que todas as equipes (operações, finanças, RH, compras, etc) estejam envolvidas durante o processo de compra. A equipe financeira/contábil tem o incentivo de forçar outras equipes a usar o ERP, pois será mais fácil para elas obter as informações, mas muito mais difícil para outras equipes, como operações, compras e outras.
Espero que tenha sido útil para você enquanto decide adquirir uma implementação de ERP para sua empresa. Os ERPs diferem de empresa para empresa e alguns desses tópicos podem não se aplicar a um produto ou outro. No entanto, acho importante fazer perguntas ao seu provedor para tomar uma decisão informada. Adquirir um sistema ERP é diferente de um software mais simples, como sua ferramenta de comunicação (ex: Slack, Teams, etc), demora meses para começar a usar e meses para parar de usar. Geralmente, é um relacionamento de pelo menos 5 anos que você está construindo com esse fornecedor de software.
De um modo geral, os custos totais podem variar de menos de US$ 10.000 por ano a milhões de dólares por ano.
