5 benefícios de manter os processos da sua empresa organizados
Entenda verdadeiros motivos para se organizar melhor dentro da sua empresa.
Pode parecer óbvio que você deve manter a sua empresa organizada. Mas explicitar alguns benefícios pode realmente te explicar porque se esforçar para isso.
Benefício #1: Atenda melhor seus clientes
Manter seus processos organizados ajuda a manter um histórico muito importante de seus clientes. Ele não só é útil nos momentos de atender solicitações ou queixas e problemas de clientes, já que ter um registro organizado sobre solicitações passadas e interações com o cliente pode servir como referência, mas também na hora de criar novos modelos de interação, como fazer um teste com um grupo de clientes, bonificar clientes que compram mais o seu serviço com descontos ou coletar feedback.
Benefício #2: Tenha uma visão geral sobre melhorias
A organização de processos é muito interessante para tirar insights sobre como melhorar. Muito conectado com o benefício anterior, por exemplo, ao perceber diversas dúvidas sobre o mesmo assunto, porque não incorporá-lo no seu onboarding, ou fazer um texto sobre isso? Isso também serve para resolver problemas de forma mais ágil, já que as chances de um problema existir e você nao perceber são menores por ter uma visão sobre todos os processos. Então, o uso de dados é muito importante para a tomada de decisões. Assim, ter acesso fácil a eles torna sua visão da empresa mais eficiente, abrindo mais espaço para inovação e testes com mais chance de sucesso.
Benefício #3: Agilidade no dia a dia
Realmente, o ditado “Tempo é dinheiro” é realmente válido quando se trata do tempo de funcionários na sua empresa. Organização de processos é a chave para que o time consiga trabalhar de forma mais ágil e eficiente. Assim, todos conseguem resgatar informações de maneira rápida e passar mais tempo trabalhando em cima delas, do que procurando elas em diversas planilhas, mensagens ou programas que as informações podem estar.
Benefício #4: Evite ruídos de comunicação entre o time
Outro ponto positivo de manter seus processos em ordem é evitar falhas na comunicação entre seu time. Deixar tudo organizado e transparente para que os todos possam ver e contribuir previne muitos problemas causados por ruídos de comunicação. Por exemplo, pode haver a compra repetida de algum produto ou condutas diferentes em relação a alguma solicitação de cliente se as informações não estiverem claras e dispostas para todos.
Benefício #5: Mostre transparência
Manter seus processos organizados é também importante para mostrar transparência do seu negócio ao público externo e potenciais investidores, sobretudo os financeiros e gerenciais. Assim, há uma clareza maior evidenciada nos dados que não estariam acessíveis se não fosse o esforço consciente de mantê-los organizados. Além de mostrar sobre a empresa, também fica claro qual tipo de empreendedor você é para o investidor. Assim, isso é muito importante no momento de receber ou não o investimento num mundo onde organização e visão se tornam soft skills cada vez mais importantes.
Podemos continuar listando benefícios. Mas, acredito que esses já são suficientes para te convencer de que um esforço deve ser feito para manter seu negócio organizado. Então, deixo aqui dois templates gratuitos que podem ajudar nos pontos que comentei, o financeiro e o de atendimento a clientes.