Como a Chatbot Maker executa 100% da sua operação no Jestor
A Chatbot Maker utiliza o Jestor para centralizar todos os seus processos de negócios e ter uma visão precisa e em tempo real do funcionamento da empresa. Tudo, desde o desenvolvimento de produtos até o recrutamento e vendas, agora tem uma única fonte de dados atualizados que é flexível o suficiente para atender a todas as suas necessidades.
2,500,000+
Usuários
2.5 Billion
Mensagens enviadas
450+
Clientes
Sobre Chatbot Maker
A Chatbot Maker é uma startup que permite que as empresas automatizem sua comunicação com os clientes usando bots inteligentes e personalizáveis.
Seu assistente de IA, chamado Suri, aprende com os dados de cada cliente e se torna mais personalizado à medida que é usado. Isso torna os modelos de linguagem de última geração acessíveis tanto para PMEs quanto para grandes corporações no Brasil.
Quando até bons processos podem quebrar
Não importa o quão otimizado seja um processo, ele pode chegar à beira de quebrar se não houver cuidado. Aqui estão os principais culpados:
- O processo só acontece se toda a equipe o executar em sincronia. Usar planilhas e editores de texto como o Google Docs para executar processos significa que as etapas a serem seguidas vivem apenas na cabeça do membro da equipe, e não no software real. Este é um terreno fértil para inconsistências acidentais, que tornam todo o processo menos eficiente.
- Mesmo os melhores processos precisam ser gerenciados. Não conseguir monitorar o progresso e a produtividade dos processos é como tentar andar com os olhos vendados: você tem uma noção de para onde está indo, mas como saber se está realmente na direção certa? Softwares mais tradicionais e abertos, como o G Suite, deixam os COOs no escuro por não oferecerem esse nível de controle.
O Chatbot Maker sabia que precisava se defender contra essas duas ameaças e sabia que o Jestor era a única plataforma flexível o suficiente para fazer isso em todas as suas operações em geral.
“A adoção da Jestor teve um impacto claro em nossos resultados como empresa, pois economizamos muito tempo com processos manuais por ter tudo em um só lugar. Não conheço nenhuma outra ferramenta que possa dar suporte a tantos aspectos de nossas operações ao mesmo tempo e se adaptar a novos processos tão rapidamente”
Thiago Amarante
CEO da Chatbot Maker
Aproveitando ao máximo uma ferramenta poderosa
Desde que começaram a usar a plataforma, a equipe da Chatbot Maker tem sido extremamente proativa em trazer cada vez mais de seus processos para a Jestor. O investimento deles está valendo a pena e mostra como Jestor realmente permite a construção rápida de operações escaláveis.
A proteção de seus processos exigia que eles funcionassem de forma integrada e fossem transparentes para que os gerentes verificassem o progresso. A Chatbot Maker começou a implementar o Jestor para alguns de seus processos e passou a trazer progressivamente mais deles para a plataforma.
Isso ocorre justamente porque no Jestor não há barreiras entre os dados de diferentes equipes: eles podem ser conectados e automatizados, permitindo customização suficiente para especificar vários processos diferentes. No final, eles conseguiram construir um data center centralizado com Jestor: uma fonte primária de informações para todos os processos mais importantes da empresa.
Antes
Visão fragmentada do crescimento
Informações sobre vendas, KPIs e implementações de clientes estavam espalhadas em planilhas. O acompanhamento do crescimento da empresa teve que ser feito manualmente em várias fontes.
Processo de recrutamento disperso
A equipe de recrutamento tinha que acompanhar as descrições de cargos, candidatos em potencial e publicidade separadamente. Evitar e-mails duplicados, por exemplo, foi um desafio.
Diferença entre operações e finanças
Novas vendas ou churns não chegavam automaticamente à equipe financeira e precisavam ser comunicados manualmente.
Depois
Tudo em um só lugar
Não apenas todas essas informações agora estão armazenadas no Jestor; elas também são vinculadas usando os campos conectados do Jestor. Isso permite que o Chatbot Maker tenha uma imagem confiável da situação da empresa em todas as áreas automaticamente.
Pipeline de recrutamento consolidado
Agora, todas essas informações estão dentro do Jestor e fazem parte de um pipeline que envolve a especificação de vagas em aberto, usando Jestor Tricks(automações no-code) para enviar e-mails publicitários sistematicamente e Kanban Views para avaliar os candidatos até a contratação real.
Equipes operacionais e administrativas conectadas em tempo real
No Jestor, as automações no-code notificam a equipe financeira assim que ocorrem alterações de saldo. Isso leva a uma gestão financeira muito mais transparente e libera a equipe de ter que preencher a lacuna manualmente.
TLDR: O Chatbot Maker deixou de ter suas operações de Growth, Recrutamento e Finanças espalhadas por planilhas e documentos para integrá-las e automatizá-las no Jestor.
“Jestor nos deu uma visão gerencial muito melhor de nossas operações em diversas áreas, incluindo Vendas, Crescimento e Recrutamento. O que construímos na plataforma reflete especificamente como gostamos de executar processos e nos permite acompanhar como eles estão indo e modificá-los sempre que necessário”
Marlos Távora
COO da Chatbot Maker
Chatbot Maker agregando pontos de vista para construir um produto melhor
Na Chatbot Maker, qualquer membro da equipe pode dar sugestões de como melhorar o produto. Eles usam Jestor para receber e organizar essas sugestões e realizam reuniões semanais para discuti-las.
Cada tabela no Jestor pode ser visualizada como um Flow (Kanban). Isso cria uma maneira visualmente atraente de coordenar cada etapa da execução dessas sugestões, desde o envio inicial até a avaliação e a implementação real. Jestor Tricks permitem que ações personalizadas sejam executadas quando a fase muda, como criar um novo registro em outra tabela, enviar um e-mail personalizado ou até mesmo uma mensagem de WhatsApp.
A liberdade para sugerir melhorias também é uma parte forte da nossa cultura na Jestor, e por isso não é por acaso que também usamos nossa plataforma para isso!
Chatbot Maker vendo o crescimento enquanto acontece
O Chatbot Maker acabou com a necessidade de olhar vários e-mails, planilhas e documentos para impulsionar e acompanhar o crescimento da empresa. Agora eles lidam com estratégias de aquisição de clientes, como referências, bem como as próprias vendas, usando o Jestor.
O tipo de assinatura de cada cliente (Starter, Basic, Smart e Pro) e quanto eles pagam são armazenados no Jestor. Isso pode ser facilmente integrado a produtos externos como Power BI (para análise) ou produto próprio do Chatbot Maker (para determinar o nível de acesso de cada cliente). Mas usando os recursos de low-code do Jestor, eles podem calcular e acompanhar continuamente seus KPIs.
Em um mercado tão competitivo como o de criação de chatbots, também é fundamental conhecer muito bem o cenário. Por isso, a Chatbot Maker também usa o Jestor para fazer Pesquisa de Mercado. À medida que novas informações sobre possíveis oportunidades aparecem, sua equipe insere isso em uma tabela Jestor. Isso permite que eles encontrem as melhores direções para melhorar sua plataforma, definam direções e metas de crescimento e não sejam pegos de surpresa quando novos players relevantes surgirem.
Além de ter seus dados centralizados e conectados, executar 100% de suas operações no Jestor significava que eles poderiam gerenciar as tarefas diárias com mais eficiência. Isso se deve ao Jestor Tasks, que pode ser enviado aos membros da equipe e pode ser vinculado a entradas específicas em tabelas, para que as tarefas estejam sempre em contexto, o que economiza muitos e-mails e mensagens desnecessários apenas para explicar o que precisa ser feito.
Chatbot Maker Garantindo o sucesso do cliente
Outra consequência dessa competitividade é que, ao conquistar clientes, é preciso trabalhar muito para mantê-los, e a Chatbot Maker sabe muito bem disso. Eles têm um pipeline no Jestor de implementações para clientes, o que permite gerenciar diretamente a situação de cada serviço, bem como registrar o tempo que levou para concluir cada etapa. Tudo isso é configurado no-code e salvo para referência futura sobre o desempenho da equipe.
O processo geral é visualizado como um Kanban. Eles então têm uma tabela separada para acompanhar o tempo gasto em cada fase. Toda vez que ocorre uma mudança de fase, um Jestor Trick cria automaticamente um novo registro com o tempo gasto nessa fase. Isso pode ser usado no Jestor Dashboards para visualização rápida e também exportado para data lakes.
Mas mesmo lutando arduamente para manter os clientes, os churns infelizmente também acontecem. Eles podem ser por motivos sobre os quais o Chatbot Maker não tem controle, mas também podem ser devido a uma falha no produto ou no envolvimento do cliente. Como você sabe qual é o caso? Por isso, eles também contam com um Flow para registro e análise de churns, para que melhorias relevantes na plataforma e estratégias de engajamento possam ser implementadas.
Uma maneira personalizada e simplificada de encontrar talentos
Como qualquer startup de alto crescimento, a Chatbot Maker vive e respira pelo talento dos membros de sua equipe. O processo de encontrar novos costumava ser executado no Google Sheets, Docs e Forms. Então eles perceberam que seu recrutamento estava sendo vítima dos 2 culpados de quebra de processo: software desestruturado e falta de monitoramento.
Agora toda a operação é executada no Jestor. Eles registram posições abertas em uma tabela Jestor e possuem um formulário Jestor associado que atualiza automaticamente de acordo com as posições disponíveis. Os envios caem em um pipeline de recrutamento personalizado (ou seja, uma tabela Jestor com uma visualização de fluxo), no qual o tempo gasto em cada etapa também é registrado usando Jestor Triggers. Anexado a isso também está uma tabela com um Pool de Talentos, onde eles mantêm os candidatos que não passaram pela primeira vez, mas seriam bons colaboradores no futuro. Dessa forma, eles não precisam se preocupar em perder informações e currículos entre vários e-mails e pastas do Google Drive.
Despesas e bens rastreados com robustez
A Chatbot Maker precisava que as informações sobre novas vendas e despesas fossem acessíveis por sua equipe financeira, mesmo quando viessem de outras equipes. Eles resolveram esse problema com Jestor usando Jestor Tricks para automatizar o encaminhamento desses dados para o setor financeiro, substituindo centenas de escrita manual de e-mail e edição de planilhas.
Outra otimização que eles conseguiram foi com o rastreamento de propriedades emprestadas aos membros da equipe. Com todos trabalhando de casa, a Chatbot Maker ofereceu a seus colaboradores cadeiras ergonômicas, computadores, canecas e outros itens, o que gerou a necessidade de monitorar qual item está onde.
Assim como nossos clientes em Proptech e Foodtech, eles logo descobriram que o Jestor resolve muito bem os problemas de gerenciamento de estoque e conseguiram implementar as funcionalidades necessárias para isso de forma rápida e barata. Basta uma tabela Jestor para acompanhar os itens, suas localizações e quantidades, e outra para registrar o envio de itens aos membros da equipe. Como o Jestor permite usuários ilimitados, qualquer pessoa da equipe pode registrar facilmente a movimentação de itens (ou melhor, apenas as pessoas cujo perfil de permissão do Jestor permite). .