Como OLV gerencia uma operação de dois mil trabalhadores com aplicativos personalizados e fáceis de usar
Com uma operação em expansão e cada vez mais complexa, a Oliveira Engenharia logo percebeu que as planilhas não funcionariam mais para eles. Procurando uma solução mais adequada, o que eles encontraram no Jestor foi a melhor ferramenta para escalar suas operações de campo sem problemas.
Números
2000+
Avaliadores em campo
1000+
Inspeções mensais
40 hours+
Tempo economizado no processo de fechamento no final do mês
Sobre OLV
A Oliveira Engenharia é uma empresa de engenharia que fiscaliza e fornece laudos técnicos de imóveis e edificações.
Prestam um serviço chave para a indústria da construção, recebendo um elevado volume de solicitações que devem ser respondidas com a maior brevidade possível.
Quando as planilhas começam a falhar
Imagine executar uma operação de alto volume, que pode abranger muitas cidades e milhares de avaliadores diferentes. Para a Oliveira Engenharia, essa era uma realidade que eles já enfrentavam, com uma ressalva importante: tudo era gerenciado por meio de planilhas do Excel. Embora servisse a seus propósitos por um bom tempo, os indícios inconfundíveis de problemas já estavam começando a aparecer: inserir, tratar e corrigir dados estava levando muito mais tempo do que eles poderiam poupar, e os erros estavam constantemente escapando das rachaduras, não importava o quanto sua equipe tentava manter as coisas organizadas.
Os problemas começaram a surgir em quase todas as etapas de seus processos:
- Algumas solicitações se perdiam em meio a todos os dados, levando a compromissos perdidos.
- Encontrar os melhores avaliadores para um trabalho específico era um processo demorado, envolvendo a triagem de dados com muitos filtros manuais diferentes.
- O pagamento dos contratados envolvia vasculhar planilhas e classificar manualmente os dados, o que poderia consumir muito tempo, na melhor das hipóteses, e resultar em perdas financeiras, na pior das hipóteses.
- Cada processo tinha que ser verificado duas vezes, para evitar a propagação de erros. Um pequeno erro no início de um processo pode levar a muitos erros no final.
Esses foram apenas alguns dos problemas enfrentados pela Oliveria Engenharia devido à natureza não confiável das planilhas. Tornou-se bastante evidente que, se eles fossem continuar aumentando, eles precisariam avançar para soluções melhores. Um dos problemas, no entanto, era que era muito difícil encontrar um software que pudesse abranger as complexidades de suas operações. O software de prateleira pode resolver alguns de seus problemas, mas não todos. A flexibilidade foi uma das razões pelas quais eles estavam tão interessados em usar planilhas em primeiro lugar.
A Oliveira Engenharia já havia testado Jestor antes de forma mais superficial. Na época, eles gostaram do software, mas não sentiram a necessidade de transferir toda a operação para ele, pois as planilhas ainda eram capazes de lidar com isso. Com essa mudança rápida, no entanto, eles decidiram tentar outra vez – e ficaram impressionados com o que conseguiram construir.
”Quando se trata de personalizar, Jestor é incrível. Sempre que preciso de algo, seja um novo campo ou automação, vou em frente e faço. Não preciso enviá-lo como feedback ou pagar para alguém desenvolvê-lo. Temos total autonomia e as coisas se movem muito mais rápido do que nas plataformas tradicionais.”
Lucas Arantes
Fundador da Oliveira Avaliação e Perícias de Imóveis
Solucionando problemas com no-code
Ao construir dentro da Jestor, uma coisa que a Oliveira Engenharia tinha a seu favor era que já eram especialistas em seus próprios processos internos. Eles sabiam de dentro para fora o que já tinham, quais eram seus principais problemas e o que se esforçavam para realizar. Então, quando apresentados a uma ferramenta que os capacitava a construir o que quisessem sem uma única linha de código, não havia nada que os impedisse de ter a ferramenta perfeita para sua equipe.
Usando uma combinação de aplicativos, dados relacionais e automações no-code, eles conseguiram criar uma solução escalável que não apenas permitiu que eles trabalhassem mais rápido, mas também tivessem informações ainda mais confiáveis.
Antes
Onde organizávamos os dados?
Os dados eram descentralizados, com a equipe usando uma combinação de Excel e Dropbox online para construir um pseudo-sistema. Muito tempo foi desperdiçado procurando os arquivos corretos e guias de planilhas.
Caos colaborativo
A natureza caótica das planilhas colaborativas fazia com que as equipes às vezes atrapalhassem umas às outras. Alterar um filtro ou criar uma coluna pode enviar o trabalho de outra pessoa pelo ralo.
Escorregando pelas fendas
Operar um grande volume de dados em planilhas está sempre sujeito a erros. Com inúmeras solicitações diárias, algumas acabavam se perdendo ao longo do processo, gerando atritos com os clientes.
Depois
Um clique de distância
Os dados conectados garantem que as informações relevantes nunca estejam a mais de um clique de distância. Os arquivos são armazenados nos próprios registros e as visualizações de registros centralizadas combinam todos os dados conectados em hubs fáceis de navegar.
Visualizações personalizadas e focadas
Os membros da equipe podem ter suas próprias visualizações, com seus próprios filtros e componentes, garantindo que possam manter o foco em suas tarefas. Mesmo ao olhar e operar a mesma tabela, a interface contextual centrada no usuário do Jestor garante que tudo fique organizado, otimizando o trabalho colaborativo.
Processos herméticos
Nada se perde. Nenhuma solicitação é deixada desmarcada durante o dia, algo vital considerando a pequena janela que eles têm entre o envio de uma solicitação e o agendamento de suas inspeções. Uma série de recursos auxiliares, como as tarefas do Jestor, ajudam a equipe a trabalhar perfeitamente como uma unidade.
TLDR: Uma solução baseada em planilha funciona em pequenas escalas, mas não consegue acompanhar uma empresa em rápido crescimento. A Oliveira Engenharia utilizou a base de dados relacional da Jestor para manter o coração dos seus processos ao mesmo tempo que lhes permitia escalar.
“Perdemos muito tempo filtrando e tratando dados em planilhas. Agora, as coisas são dez vezes mais rápidas. Recebemos uma solicitação para uma cidade específica, clicamos nela e conhecemos os avaliadores que podemos alocar lá.”
Lucas Arantes
Fundador da Oliveira Avaliação e Perícias de Imóveis
Economizando tempo e dinheiro
O que o time da Oliveira Engenharia mais nota no uso do Jestor é a quantidade de trabalho manual que eles evitam de fazer. O pagamento de avaliadores, por exemplo, era um de seus processos mensais mais temidos. Entre classificar as muitas solicitações e buscar informações entre diferentes planilhas, descobrir quem pagar e quanto pagar poderia facilmente ocupar todo o fim de semana.
Se isso não bastasse, ao lidar com a enorme quantidade de dados que eles precisavam classificar e copiar manualmente, alguns erros provavelmente apareceriam aqui e ali. Nesse processo específico, isso significava pagar menos a um contratado (o que criava confusão e estresse) ou pagar a mais (e perder dinheiro no processo).
No Jestor, eles agora podem classificar as informações, imprimir um relatório e verificar as informações em apenas algumas horas. Jestor não está apenas economizando horas: erros dispendiosos são o menor de todos os tempos.
Exemplos de processos internos
Visão geral do processo
A partir da tabela principal de monitoramento/controle de todo o fluxo de cronogramas, inspeções, montagem de relatórios e responsáveis por cada tarefa
Eles criaram Apps internos para um melhor monitoramento geral com dados filtrados para ter uma visão mais personalizada, como o número de inspeções agendadas/concluídas, casos abertos, desempenho de cada membro da equipe.
Além disso, cada membro da equipe criou seu próprio App interno com componentes e dados filtrados para ter sua própria visão do que mais precisa e não perder nenhuma tarefa.
Contas a pagar e contas a receber
Quando as inspeções são marcadas como concluídas, as contas a pagar dos vistoriadores e equipe técnica e as contas a receber da empresa são geradas automaticamente por meio de automações no-code.
Análise por cidade
Devido aos campos conectados, eles têm uma visão completa de todas as vistorias realizadas, contas a pagar e receber, além de ter total controle das tarefas que estão em andamento naquela cidade.
Automações no-code
Toda vez que um laudo é concluído, um e-mail é enviado automaticamente com o laudo anexado ao cliente e uma mensagem interna no discord da empresa para a equipe acompanhar.
Formulários para prospectar clientes
Eles pararam de usar os formulários do google que enviavam os dados para a planilhas do google e agora com formulários personalizáveis do jestor eles já recebem os dados dentro da sua tabela, onde criaram uma automação no-code para receber notificações e também uma mensagem no discord para avisar a equipe.
Olhando adiante
Existem ainda alguns processos que a Oliveira Engenharia pretende automatizar na Jestor. Por exemplo, uma de suas próximas tarefas é ter solicitações classificadas automaticamente por data em seus aplicativos e testar novos componentes lançados recentemente que podem ser mais adequados para suas operações. Eles estão agora em um estágio em que a construção da solução está concluída e podem esperar melhorias iterativas à medida que crescem como empresa e como equipe.
A maior conquista, no entanto, é a tranquilidade de saber que eles migraram para uma solução que será infinitamente escalável à medida que continuarem sua expansão. Enquanto algumas soluções seriam suficientes por um breve período de tempo, eles sabem que a maioria delas eventualmente precisaria ser abandonada, algo que causaria muito mais estresse do que migrar agora. Com Jestor eles sabem que podem crescer muitas vezes sem se preocupar, pois sempre podem melhorar seus próprios aplicativos para ajudá-los a escalar sem quebrar.
Com Jestor, eles não apenas pararam com suas dores imediatas: eles garantiram um caminho seguro a seguir.