14 problemas em usar planilhas do Excel na sua empresa e como resolver

Os principais problemas em usar planilhas do Excel são parte integrante de qualquer empresa há muito tempo. Na verdade, as planilhas do Excel são tão comuns que muitas empresas as estão usando no lugar de soluções de banco de dados reais que podem executar determinadas funções de maneira muito mais segura e melhor. Então, qual é a solução das planilhas do Excel para empresas?

Às vezes, não temos certeza se devemos investir tempo para aprender mais sobre PROCV, macros, VBA e adicionar fórmulas avançadas no Excel/Planilhas Google ou se é hora de obter uma solução de banco de dados adequada para o nosso negócio. Listamos 14 sinais de que pode ser hora de passar para algo mais confiável. Isso é para ajudá-lo a não perder muitas horas construindo uma superplanilha que não será útil para a sua empresa assim que você superar um pouco o tamanho atual de suas operações.

1. PROCV não conecta os seus dados

Dica: O que é PROCV?
No Microsoft Excel a função é definida como =PROCV e no Google Sheets é a mesma. Essencialmente, ele copia e cola um valor de um local diferente das suas planilhas do Excel ou guia para uma célula.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Você acabará tendo muitos problemas de consistência e confiabilidade de dados. Você está replicando informações que não estão realmente conectadas. Você pode alterar sua coluna ou alterar erroneamente uma fórmula e obter as informações erradas de uma linha. Também dificulta o acesso a todos os outros dados relacionados a essas informações que você está trazendo com o PROCV.

Exemplo: Se você está trazendo o ID de um cliente, você não está trazendo também o cadastro completo dele, que na verdade não existe, apenas o endereço de e-mail dele.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Mais uma vez, a solução perfeita está no uso de bancos de dados relacionais. Eles não estão apenas conectando uma célula a outra, mas um registro (uma “linha” inteira) a outro registro em tabelas diferentes. Dessa forma, você garante a confiabilidade e a consistência dos dados. Essa capacidade facilita ainda as automações: já que agora você pode acessar qualquer variável desse registro.

2. Macros, VBA, e Apps Scripts quebrando a planilha

Dica: O que são Macros?
Macros são “automações gravadas”. Ele registra o que você está fazendo na interface da sua planilha e transforma em automação. Ele ajuda você a replicar um padrão específico sem precisar codificar. Você pode encontrar a documentação do Excel aqui e do Google Sheets aqui.

Dica: O que são Apps Scripts e VBA?
VBA (Visual Basic for Applications) é a linguagem de programação da Microsoft usada no Excel para automações. O Apps Scripts é a ferramenta do Google para programar no Planilhas Google.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Simples: você precisa saber codificar para usá-lo. Aprender a codificar é um grande aborrecimento e não é mais necessário se você deseja criar aplicativos, resolver problemas das planilhas do Excel ou automatizar seus negócios. Para macros do Excel, há um desafio adicional: às vezes, ele não é executado em um computador diferente para evitar a exposição a vírus ou porque as automações estão quebradas. Além disso, as macros seguem etapas específicas, se você alterar alguma coisa na interface, pode quebrar sua automação.

Exemplo: Você deseja enviar e-mails automaticamente usando sua planilha? Você precisará codificar ou integrar outras soluções para fazer isso.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

As ferramentas No-code permitem que você crie automações e integrações com apenas alguns cliques, sem necessidade de código. Ferramentas como Zapier, Maker, Jestor e outras podem economizar muitas horas de aprendizado e programação. Eles também ajudam a evitar possíveis bugs e outros principais problemas em usar planilhas do Excel na empresa que podem quebrar sua automação.

3. Constantemente precisa usar no celular, e é muito ruim

Dica: O aplicativo Google Sheets é muito bom para iOS e Android, mas não é a mesma experiência usando aplicativos criados para uso móvel.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

O formato de planilha não foi desenvolvido para telas pequenas. Pode usar, é melhor do que não ter, mas não é o ideal. É difícil navegar e fazer um trabalho real.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Use ferramentas No-code focadas no uso móvel, como Appsheet e Jestor.

4. Adicionar botões para navegar é muito complexo

Dica: se você estiver criando um botão em sua planilha, ele já é muito complexo do que deveria ser. Você pode criar botões para navegação ou automações com 3 cliques usando ferramentas No-code.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Isso mostra que sua planilha do Excel precisa de atalhos. Em outras palavras, é muito grande. Além disso, não funciona bem em smartphones.

Exemplo: Um botão para ir para a aba “novos clientes”.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

As ferramentas No-code podem ajudá-lo a adicionar botões com uma enorme variedade de formas e funcionalidades anexadas a ele com apenas alguns cliques.

5. O tamanho da planilha e o tempo de carregamento é muito alto

Dica: A Microsoft tem todas as suas limitações listadas aqui. Porém, é comum começar a quebrar ou ficar mais lento bem abaixo dos limites máximos, dependendo da configuração do seu computador, isso gera muitos problemas em usar planilhas do Excel.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

É um problema porque impede você de escalar sua empresa (ou até mesmo de trabalhar).

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Bancos de dados em nuvem resolvem esse problema. Eles praticamente não têm limitações de tamanho e não dependem da configuração do seu computador. A única coisa que você precisa para acessá-lo, é uma conexão com a internet. 

6. Muitas colunas e que não estão realmente conectadas

Dica: Quanto realmente é demais?
Até cerca de 15 colunas (O) é o intervalo normal para uma empresa que ainda não precisa ser dimensionada. Se você tiver informações após a coluna “O”, é um sinal de que talvez precise criar mais guias ou se afastar das planilhas do Excel para empresas. Se você estiver nas “letras duplas” como “AA”, é uma bandeira vermelha.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Por si só, ter muitas colunas não é o maior dos problemas em usar planilhas do Excel na empresa. Mas, geralmente, quando você tem muitos deles, provavelmente está misturando diferentes tipos de variáveis que deveriam estar em abas diferentes.

Exemplo: Os contatos dos clientes não devem estar na mesma folha que as oportunidades. Fica confuso assim que você tem várias oportunidades para o mesmo cliente com diferentes contatos envolvidos no processo.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

A melhor maneira de resolver esse problema é usando bancos de dados relacionais. Hoje em dia, soluções No-code, como Jestor, permitem que você use bancos de dados tão fáceis quanto planilhas do Excel para empresas. É possível conectar 2 tabelas diferentes: clientes e oportunidades de forma que seus dados fiquem organizados corretamente.

7. O número de linhas atingiu o limite da planilha

Dica: Se você estiver criando uma segunda versão ou guia para salvar os mesmos dados, é hora de se afastar das planilhas.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

É uma limitação clara. Quando você atinge o limite, não há muito o que fazer, ao invés de procurar uma melhor alternativa a planilha do Excel e evitar criar mais problemas para a sua empresa.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Os bancos de dados em nuvem também resolvem esses problemas em usar planilhas do Excel.

8. Muitas pessoas usando a mesma planilha

Dica: Se você não está feliz que alguém mudou algo ou adicionou um filtro em sua planilha, você deve encontrar uma solução melhor.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Muitas vezes, quando equipes com mais de 10 pessoas usam a mesma planilha do Excel, isso gera um problema. Todos querem visualizá-lo de uma maneira diferente, adicionam novas colunas que não são úteis para você, ocultam ou excluem suas colunas e outras.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

O uso de ferramentas com regras de permissão fortes evita problemas de segurança das planilhas do Excel e Google Planilhas.

9. Assistir a tutoriais de “Excel Avançado” no Youtube

Dica: Se você está no Youtube assistindo a vídeos de 3h sobre planilhas, é claramente um sinal para parar e ser mais eficiente investindo esse tempo construindo em uma plataforma No-code.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Leva tempo para encontrar um bom vídeo, aprender e aplicar. Existem muitas outras maneiras de resolver os mesmos problemas das planilhas para empresas com ferramentas No-code mais rapidamente.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Em vez disso, comece a testar ferramentas No-code. Você poderá fazer muito mais ao mesmo tempo em que estava investindo em planilhas do Excel para empresa.

10. Perder tempo adicionando fórmulas avançadas para melhorar a usabilidade.

Dica: Se você precisa ir constantemente ao Google para aprender sobre isso, provavelmente não vale a pena.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

É um grande investimento de tempo que irá gerar uma solução das planilhas do Excel que está longe de ser ideal.

Exemplos: seletores de calendário (função EMBED), Slicers, função CHOOSE, criação de entradas ou formulários personalizados de dados

11. Muitas abas e que não estão realmente conectadas

Dica: se você precisar rolar a barra, então você tem muitas guias.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Não necessariamente é um grande problema, apenas um sinal de uma planilha do Excel para empresas que se tornou muito grande.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Ferramentas No-code e banco de dados. 

12. Chamando de “sistema” ou seu ERP

Dica: uma planilha não é a melhor opção para se tornar seu sistema ou ERP se você tem mais de 10 pessoas em sua empresa.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Não é realmente um ERP ou um sistema. Não sendo um banco de dados relacional, torna-se uma solução ruim para esses tipos de problemas em usar planilhas do Excel.

Exemplo: É normal supor que a solução seja criar “melhores planilhas” ou transformá-las em um sistema, talvez até um ERP. No entanto, você estará investindo muito mais tempo do que esperava para criar uma solução das planilhas do Excel que não funcionará conforme o esperado.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Você pode ter uma solução personalizada e intuitiva usando ferramentas No-code, como Jestor, ou ERPs mais tradicionais, como NetSuite e SAP.

13. Adicionando senhas e bloqueando abas específicas

Dica: Se sua planilha tiver dados confidenciais e importantes, eles não devem estar em uma planilha. Não é seguro.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Não é difícil quebrar a senha e obter todos os dados lá. Aqui, você pode encontrar 8 ferramentas diferentes que podem fazer isso por você. Para o Google Planilhas, você pode impedir que alguém o edite, mas pode-se facilmente gerar uma cópia e fazer qualquer coisa com esses dados. Você não está seguro.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Você deve procurar empresas que tenham certificações de dados, como SOC 2, para garantir que um terceiro auditou essas ferramentas e concedeu a certificação.

14. Usando “Tabelas do Excel” (convertendo para tabelas de controle T) e formatando células 

Dica: se você estiver usando uma função de tabela tentando construir um banco de dados com planilhas, use um banco de dados. Hoje em dia são fáceis de usar e baratos.

Por que isso é um dos problemas das planilhas do Excel?

Não é um banco de dados. Pode ajudar a organizar seus dados, mas não terá os benefícios reais de escalabilidade dos bancos de dados.

Qual é a melhor solução das planilhas do Excel para empresas?

Use um banco de dados adequado.

Prós e contras de usar planilhas na sua empresa

O que eu ganho e perco?

Resumimos alguns pontos de comparação para que você possa comparar e tomar uma decisão:

	Planilha	No-code (ex: Jestor)
Customizável	Sim	Sim
Fácil de usar	Sim	Sim
Grátis	Versão gratuita	Versão gratuita
Escalável	Não	Sim
Uso no celular	Ruim	Ótimo
Low-code	Sim	Sim
Automações e integrações com apenas alguns cliques	Não	Sim
Permissionamento	Fraco	Forte
Segurança	Baixo	Alto
Criação de Apps	Não	Sim
Criação de dashboards	Sim	Sim
Anexar arquivos	Não	Sim
Formulários	Ruim	Sim
Templates and Solução pré-prontas	Não	Sim
Adicionar botões	Difícil	Fácil
Navegação	Ruim	Ótimo (customizável)

Prós: você pode automatizar seu trabalho e dimensionar sua empresa com uma solução muito mais robusta, economizando tempo, dinheiro e estresse.

Contra: você já sabe usar o Excel e precisará aprender a usar ferramentas como o Jestor.

Você pode usar agora uma plataforma No-Code gratuitamente como Jestor e ver se seria algo útil para você e sua empresa investindo apenas alguns minutos.

Dica: você pode importar sua planilha no Jestor para testá-la com seus próprios dados indo no menu esquerdo em “Connector“.