Como criar Calendário Dinâmico de Tarefas no Excel

Um dos elementos essenciais da organização em uma empresa é o prazo. Como arrumar seu tempo para que todas as demandas e objetivos sejam entregues no tempo esperado?

Ter uma agenda bem organizada e atualizada é fundamental para a priorização de tarefas e o sucesso do trabalho.

Por isso, vamos te ensinar a criar um calendário dinâmico de tarefas no Excel, que é atualizado automaticamente. Assim, você terá uma visão clara das suas prioridades e trabalhará para que sejam entregues no prazo.

Passo a Passo: Como criar um Calendário Dinâmico de Tarefas no Excel

1º) Para começar a organizar, precisamos de um banco de dados. Para isso, crie uma planilha de tarefas – com o nome “Tarefas”. Divida ela em três colunas:

• Nome da Tarefa;
• Data Limite;
• Responsável.

2º) Em seguida, crie em uma nova aba na planilha, o nome pode ser “Calendário”. Nela, coloque em um célula a fórmula “hoje”: “=hoje()”.

3º) Ainda na tabela “Calendário”, coloque nas células, de forma horizontal, os números de 01 a 31, eles corresponderão aos dias do mês.

Para criar o cabeçalho do calendário, use a fórmula:

=se;mês (data (ano (célula do dia de hoje); mês (célula do dia de hoje); dia (célula do número 01) =mês (célula do dia de hoje); (data (ano (célula do dia de hoje); mês (célula do dia de hoje); dia (célula do número 01);”-”)

Arraste a fórmula horizontalmente para copiá-la para os outros dias do mês. Se no mês não houver todos os dias (de 01 a 31) aparecerá um “-” no lugar.

Se desejar, você pode esconder a linha que apresenta os números de “01” a “31” para melhorar a visualização.

4º) Agora, nas linhas inferiores, escreva a fórmula: 

=filtro (Coluna “Nome da Tarefa” na tabela “Tarefas”; Coluna “Data Limite” na tabela “Tarefas” = Data Desejada do Mês na Tabela “Calendário”; ” ”)

OBS: O espaço entre as aspas (“ “) no fim da fórmula faz com que seja apresentado um espaço em branco quando não há uma tarefa.

Quando feita a fórmula, clique na célula em que ela foi inserida e arraste-a para o lado para replicar nas demais colunas.

5º) Para parametrizar e visualizar por responsável, crie uma nova célula, de “responsável”, fora do calendário. 

Na tabela “Tarefas”, liste o nome dos possíveis responsáveis, fora das informações, para que sirva como validação de dados.

Novamente na tabela “Calendário”, clique em uma célula ao lado da célula de “responsáveis”, e no menu “Dados” selecione a opção “Validação de Dados”.

No pop-up apresentado, clique na opção “lista” e selecione as células com os nomes dos responsáveis listados na outra tabela, com isso a célula apresentará uma caixa de escolha entre os possíveis responsáveis.

6º) Altere a fórmula de filtro aplicada anteriormente para poder apresentar somente o responsável selecionado: 

=filtro (Coluna “Nome da Tarefa” na tabela “Tarefas” (Coluna “Data Limite” na tabela “Tarefas” = Data Desejada do Mês na Tabela “Calendário”)*(Coluna “Responsável” na tabela “Tarefas = “Célula de Caixa de Escolha entre Possíveis Responsáveis” na tabela “Calendário” ; ” ”)

Lembre-se de arrastar a fórmula para aplicá-la nas demais células. Assim, quando for trocado o responsável na caixa de escolha, as tarefas do calendário também serão modificadas.

Conforme a base de tarefas for alimentada, o calendário será modificado. Ele é automático, então, não será necessário mudar o mês quando virar de um para o outro.

Esperamos ter ajudado. Para ver de uma maneira mais clara, com exemplos, assista o vídeo acima.

Caso tenha interesse, existe uma maneira muito mais fácil, sem fórmulas complexas e sem erro para criar um calendário dinâmico, é com o Jestor. Veja como ele é muito mais simples e eficiente clicando aqui.