Como criar um controle de recrutamento à prova de erro no Excel

Quem trabalha ou já trabalhou alguma vez na área de RH sabe como é difícil criar, gerenciar e concluir um processo de recrutamento de novos colaboradores. O principal obstáculo normalmente é o controle da grande quantidade de candidatos, ainda mais quando as metas de contratações são altas!

Como é preciso fazer uma peneira e selecionar os melhores dentro de tantos possíveis colaboradores, o trabalho pode se tornar intenso e confuso. Felizmente, existem formas de criar controles à prova de erros, e vamos ensinar como fazê-los no Excel.

Passo a Passo: Controle de Recrutamento no Excel

1º) O primeiro passo é colocar as informações mais importantes, então, comece definindo as colunas do seu cabeçalho:

• Nome;
• E-mail;
• Telefone;
• LinkedIn;
• Origem;
  • OBS: Este campo é importante para definir se o candidato foi chamado pela empresa ou se candidatou a uma vaga, por exemplo.
• Fase;
  • OBS: Este campo expõe em qual etapa do processo seletivo o candidato se encontra.
• Feedback Enviado;
  • OBS: Neste campo vamos utilizar um Checkbox referente ao fato de o candidato já ter sido informado se foi aprovado ou não no processo seletivo. Vamos explicar mais a fundo sobre como fazer o Checkbox na quinta (5ª) etapa.
• Data da Entrevista;
• Data do Case (prova, dinâmica em grupo, etc.).

Vale pontuar que a estrutura de cabeçalho pode ter mais colunas (informações do processo), conforme for necessário para cada empresa.

2º) Agora que o cabeçalho está pronto, podemos começar a trabalhar individualmente em cada coluna, o primeiro passo é criar uma trativa de dados das colunas fase e origem. Para isso, vamos gerar uma lista de possibilidades de entrada separadamente. A primeira será a de “fase”, então listaremos quais são as possíveis fases para um processo, lembrando que cada empresa pode pontuar as que considera melhor, sendo no nosso caso:

• Novo Candidato;
• Entrevista;
• Case;
• Contratado;
• Recusado.

O mesmo processo deve ser feito para a coluna de “origem”, então, em um campo apartado, liste as possíveis origens dos candidatos:

• Lead (um candidato que “chegou” de um processo aberto pela empresa);
• Prospecção (caso em que a empresa entra em contato diretamente com o candidato).

3º) Após criar as listas de possíveis entradas separadamente para fase e origem, vamos aplicar a validação de dados nessas colunas. 

Selecione primeiro a coluna “Fase” inteira, vá no menu “Dados” e clique na opção “Validação de Dados”, no menu permitir, selecione a opção “Lista” e escolha as células que foram criadas no passo anterior e que correspondem às possíveis opções de fase. Dando o “Ok”, você perceberá que na coluna “fase” serão apresentadas opções predeterminadas.

Repita o mesmo processo para a coluna “Origem”.

4º) Criaremos uma validação de dados para outras colunas também, como “Data”, por exemplo. Para isso, selecione as colunas “Data da Entrevista” e “Data do Case” e escolha “Validação de Dados” (no menu Dados). No PopUp apresentado, coloque a opção “Data”, assim se for inserida alguma informação que não seja uma data, ela não será aceita.

5º) Agora vamos nos concentrar em habilitar o Checkbox da coluna “Feedback Enviado”. Já que  essa funcionalidade não vem no padrão do Excel, precisamos habilitá-la. Para isso, vá no menu “Preferências”, em seguida em “Exibir” e selecione o box de “Habilitar Guia de Desenvolvedor”.

Fazendo isso, mais uma aba será apresentada no menu do Excel, a de desenvolvedor. Nela, existe a funcionalidade “Caixa de Seleção”, clique nela e posicione a caixa na coluna “Feedback Enviado” e coloque um texto como “enviado”, por exemplo.

Em seguida, selecione a célula e no canto inferior direito dela, clique e arraste para baixo. Isso criará cópias da célula nas linhas inferiores, assim você terá checkboxes independentes para cada linha.

Realizando esse passo, você terá o recurso visual de entender se o candidato já foi contatado e está a par de sua situação no final de seu processo seletivo individual.

6º) Com a estrutura da planilha completamente montada, pode-se começar a colocar as informações e aplicar filtros em cada uma das colunas para facilitar o entendimento de cada parâmetro e dos candidatos que estão neles.

Contudo, infelizmente, o Excel não aplica filtro para o Checkbox da coluna “Feedback Enviado”, para isso, precisaremos prosseguir por um caminho diferente: 

1. Comece criando uma coluna ao lado da de “Feedback Enviado”, 
2. Em seguida, clique com o botão direito em um dos Checkboxes e selecione a opção “Formatar Controle”;
3. No PopUp apresentado existe a opção “Vínculo da Célula”, clique nela e selecione a célula da nova coluna que foi criada. Fazendo isso, você perceberá que se o CheckBox estiver selecionado, apresentará “verdadeiro” e se não tiver, “falso”.
4. Repita isso em cada uma das células, independentemente.

Por limitação do Excel, não é possível automatizar o processo de replicação do “vínculo de células”, portanto, é necessário esse trabalho todo para conseguir criar um filtro. O que normalmente é feito é não utilizar o CheckBox e colocar na coluna termos como “sim” e “não” ou “0” e “1”.

Esperamos ter ajudado. Para ver de uma maneira mais clara, com exemplos, assista o vídeo acima. 

Caso tenha interesse, existe uma maneira muito mais fácil de criar controle de recrutamento à prova de erro, é com o Jestor. Veja como ele é muito mais simples e eficiente com esse vídeo aqui.