Airtable – Prós e Contras

As planilhas não são o software ideal para administrar uma empresa

O momento em que uma empresa percebe isso pode ser um divisor de águas para a qualidade de seus processos internos. Isso geralmente ocorre quando suas operações – que até agora estavam contidas o suficiente para serem gerenciáveis – de repente se tornam muito grandes e o “faça a medida que avança” não é mais uma maneira viável de criar processos no Airtable base.

O Airtable é uma plataforma usada por muitas empresas que chegaram a esse estágio. Ele fornece uma alternativa por ser um banco de dados relacional que traz mais ordem à lógica da planilha e é construído com o gerenciamento de projetos em mente.

É um software moderno e amplamente utilizado, capaz de atender empresas de forma muito mais adequada do que o Excel ou o Google Planilhas (que nunca foram feitos para ser o centro das operações de uma empresa). No entanto, o Airtable vem com suas próprias limitações: ainda aderindo a uma estrutura mais semelhante a uma planilha e seguindo as divisões do espaço de trabalho, ele pode falhar na escalabilidade quando sua empresa mais precisa.

Aqui estão alguns prós e contras do Airtable base.

TL;DR

Pró: Airtable é muito personalizável

Uma das primeiras coisas que o Airtable lhe dirá quando você criar sua conta é que ela é muito personalizável. Isso vai desde os tipos de campos que você pode ter em seus bancos de dados (ou bases, como Airtable gosta de chamá-los), até poder criar várias visualizações para eles. Aqui estão alguns exemplos que podem ser úteis.

Muitos tipos de campo

Uma das principais vantagens dos bancos de dados relacionais é que eles são capazes de armazenar dados mais diversos de forma estruturada e organizada. É por isso que o Airtable (e também o Jestor) oferece opções muito diversas para tipos de campo, desde números simples até anexos de imagens. Aqui estão alguns exemplos de campos que o Airtable fornece:

• Link para outro registro: como o nome sugere, os bancos de dados relacionais são capazes de vincular várias informações. Este campo faz com que uma entrada em um registro aponte para uma entrada em outra tabela. Por exemplo, um registro de Sessão de Feedback pode ter um campo denominado Usuário, que aponta para um registro de Usuário em algum outro lugar da base. Há também um tipo de campo Lookup para localizar registros em diferentes tabelas.
• Texto e números: Airtable oferece opções de textos de uma única linha, textos longos, e-mails, números de telefone, URLs, números, códigos de barras, valores monetários, porcentagens, durações, classificações (de 1 a 5) e contagens (ou seja, números inteiros). Esses são os tipos de campo básicos que você está acostumado a manipular em planilhas. Alguns tipos específicos de texto (por exemplo, e-mail), recebem tipos de campo separados.
• Campos de seleção: incluem caixas de seleção, seleções múltiplas e seleções únicas. Um tipo específico de seleção única é o tipo de campo Colaborador, cujos valores são referências a membros de sua equipe – isso pode ser útil para atribuir tarefas.
• Data e hora: as tabelas também podem conter registros de data e hora, como “Hora de criação” e “Hora da última modificação”.
• Formulas: os tipos de campo Fórmula e Rollup executam tarefas comuns em planilhas: contendo cálculos personalizados expressos por fórmulas e resumindo dados de outros registros.

Várias visualizações para a mesma base

Além da visualização de tabela tradicional, o Airtable oferece outras opções para exibir e modificar suas bases. Essas opções são:

• Grade: esse é o tipo de visualização tradicional que estamos acostumados nas planilhas
• Formulário: esta é uma forma de permitir que um terceiro insira dados na base.
• Calendário: se seus registros tiverem algum campo do tipo Data, você poderá plotá-los em um calendário de acordo com essa data.
• Kanban: o famoso método de gerenciamento de projetos está disponível no Airtable e pode ser gerado a partir de campos de seleção única ou de colaboradores.

O Jestor também oferece todas as funcionalidades acima, pois são úteis para empresas de todos os segmentos; da tecnologia às operações físicas. O Airtable tem mais dois que podem ser úteis para aplicativos de gerenciamento de projetos, que são seu foco.

• Galeria: representa os registros como cartões em uma grade.
• Gráficos de Gantt: O Airtable também gera gráficos de Gantt a partir de tabelas que representam tarefas com datas de início e término. Isso está relacionado ao seu foco no gerenciamento de projetos.

Contra: A permissão não é tão personalizável quanto todo o resto

Embora as próprias tabelas do Airtable possam ser personalizadas em um grau satisfatório, as opções de níveis de acesso do usuário não atendem à flexibilidade que o restante da plataforma oferece.

O Airtable segue uma estrutura de permissões semelhante às permissões de planilhas: um usuário pode ser um editor, um comentarista ou um leitor. Como tal, eles terão níveis variados de recursos dentro de uma tabela ou espaço de trabalho.

Para adicionar um pouco mais de personalização, o Airtable também permite que os campos sejam bloqueados para que apenas alguém com um determinado nível de acesso ou superior possa editar seus valores.

No entanto, isso pode se tornar problemático muito rapidamente: às vezes você pode precisar de níveis de acesso mais granulares do que Editores, Comentaristas ou Leitores, e configurar acessos individuais a campos pode ser uma tarefa árdua.

Também não é possível ocultar determinados campos dos usuários. Todos que tiverem acesso a uma tabela específica poderão ver tudo, o que pode levar a situações em que você se verá duplicando tabelas e espaços de trabalho apenas para filtrar informações para determinados usuários, duplicando efetivamente seu trabalho e turvando seus bancos de dados.

Jestor, por outro lado, permite personalizar os níveis de acesso com o mesmo grau de controle que você encontraria ao personalizar tabelas ou criar automações. Um nível de acesso específico pode ter acesso a uma tabela de Despesas, por exemplo, mas não conseguir visualizar determinados campos (como Data de Pagamento), editar outros (como alterar Valor) e até mesmo ter uma visualização filtrada das informações (como apenas vendo registros atribuídos a eles ou marcados como Pagos). Isso também se estende aos poderes estruturais: você pode definir se um nível de acesso pode criar, editar ou excluir registros ou até mesmo campos em uma tabela.

Então, enquanto um usuário pode ver isso:

O outro só pode ver isso:

Ter controle total sobre os níveis de acesso garante que seus dados estejam seguros e, tão importante quanto, que você seja livre para criar as melhores estruturas possíveis sem ter que se preocupar se funcionará com níveis de acesso predefinidos. O nível de acesso servirá à tabela, e não o contrário.

Para saber mais sobre por que a permissão é tão importante, você pode conferir este artigo.

Pró: Airtable oferece aplicativos, automações e integrações

Um dos principais pontos fortes do Airtable é seu mercado de aplicativos e a comunidade que o alimenta. Os usuários podem adicionar às suas bases aplicativos cujas funcionalidades vão desde fornecer novas visualizações de dados até gerar PDFs (embora muitos aplicativos sejam restritos a assinaturas Pro). Você pode navegar por alguns deles aqui. Esses aplicativos podem ser programados por membros da comunidade, embora não seja possível programar diretamente diferentes comportamentos em suas bases sem primeiro empacotá-los em um aplicativo.

O Airtable também pode interagir com muitos softwares de terceiros. Alguns deles são:

• Asana
• Basecamp
• Dropbox
• Facebook
• Github
• Zapier
• GSuite
• Mailchimp
• Slack
• Stripe

Uma lista mais completa pode ser encontrada aqui.

Por fim, a plataforma também oferece suporte nativo a automações no-code. Isso permite que os usuários programem comportamentos como “quando um registro é criado na tabela A, crie um registro na tabela B”. Uma automação é composta por um gatilho (“quando X acontece…”) e uma ação (“…faça Y”). As automações funcionam em conjunto com as integrações: tanto os gatilhos quanto às ações podem ser relativos a um aplicativo de terceiros. Exemplos de acionadores são “quando um novo evento é adicionado ao Google Agenda” e “Quando uma nova resposta do Google Forms é recebida”. Exemplos de ações são “Enviar um e-mail”, “Criar um registro” e “Criar um novo “Evento do Google Agenda”. Você pode encontrar uma lista mais detalhada aqui.

As automações no-code do Jestor são chamadas de Tricks, e você pode ler mais sobre elas aqui.

Contras: automações no code e integrações são limitadas

O Airtable tem muitos aplicativos e integrações prontos para uso. Como a maioria das soluções prontas para uso, elas são incríveis para você começar, mas não são capazes de dar o próximo passo e resolver problemas mais complexos quando você precisa.

Os usuários que desejam criar soluções mais personalizadas podem optar por criar integrações via API ou automatizar tabelas usando um assistente no-code. No entanto, embora sirvam ao propósito de permitir um pouco mais de liberdade quando se trata de criar processos, eles são muito simples para realmente serem capazes de realizar operações complexas. Mesmo a API é projetada apenas para manipulação de registros: coisas como buscar, criar, editar ou excluir esses registros.

Jestor foi projetado para automatizar operações, não importa quão complexas elas sejam. Você pode fazer isso por meio de tricks, que são automações no-code, mas também pode criar automações low-code que permitem assumir o controle total de qualquer aspecto do processo, criando qualquer regra que desejar.

Além disso, você também pode criar seus próprios webhooks ou páginas personalizadas para ajudá-lo a integrar e construir soluções internas que se ajustem perfeitamente ao seu processo.

A API do Jestor também é extremamente poderosa: você não apenas pode manipular registros em seu banco de dados, mas também pode alterar a estrutura do seu próprio Jestor, assim como faria na interface do usuário. Isso significa que você pode até criar uma tabela ou um campo, se quiser.

Essa flexibilidade em relação aos níveis de controle de automação permite que o Jestor seja o que você quiser: desde simples tabelas para uma equipe específica até o coração da sua empresa, ele será tão poderoso quanto você quiser.

Para saber mais sobre por que as integrações e automações podem impulsionar sua empresa para o próximo nível, confira este artigo.

Pró: O custo do Airtable base depende de quanto você o usa

Pacotes corporativos do Microsoft Office e ERP’s e CRM’s tradicionais geralmente são vendidos com um grande pagamento adiantado, às vezes seguido de suporte contínuo de um profissional especializado (como é o caso do Salesforce). É claro, pode ser um cheque bem grande para escrever, e esse investimento pode não fazer sentido no estágio em que sua empresa está. Esse modelo de preços essencialmente força o comprador a adaptar todas as suas operações em torno do software que comprou, pois é muito caro para não começar a usar tudo de uma vez.

Mas sabemos que isso não é ideal para praticamente nenhum negócio. Como acontece com todos os grandes compromissos que assumimos em nossas vidas, é sempre sensato ter um gostinho do que estamos nos metendo. Afinal, adicionar um novo software ao seu processo interno deve ser uma transição. Caso contrário, você corre o risco de moldar suas operações ao software, e não o contrário.

É por isso que um preço que escala com o uso é crucialmente do interesse do usuário. O Airtable faz isso cobrando por usuário, o que significa que um pequeno grupo de funcionários pode começar a usar o Airtable e, em seguida, isso pode se expandir organicamente para outras partes da empresa. Como explicaremos mais adiante, Jestor dá um passo adiante e cobra por número de ações na plataforma, o que é ainda mais granular do que cobrar por usuário.

O Airtable oferece 4 tipos de usuários: Free, Plus, Pro e Enterprise. Aqui está o que eles oferecem:

Contras: os preços baseados em linhas da tabela e usuários vão contra a escalabilidade

Embora a precificação baseada no usuário já seja uma melhoria em relação à precificação do antigo “pacote de software”, ela ainda está atrasada em relação à complexidade dos negócios modernos e orientados para o crescimento.

Isso porque, embora a cobrança por usuário faça sentido a princípio, não leva em consideração que nem todo usuário é igual: às vezes, um usuário será um usuário pesado, atualizando e criando coisas constantemente. Outras vezes, um usuário pode ser um tanto passivo: ele pode apenas precisar verificar as informações de vez em quando ou criar um registro a cada semana.

No Airtable, você acabaria pagando o mesmo preço por esse usuário casual. Isso significa que operações complexas, nas quais muitas pessoas deveriam poder acessar a plataforma, mas a utilizam com intensidades diferentes, tornam-se desnecessariamente onerosas. Muitas pessoas tentam contornar isso compartilhando um único usuário, mas isso está longe de ser o ideal: não apenas pressupõe que todos devem ter o mesmo tipo de níveis de acesso, mas é uma decisão geral ruim, em termos de segurança e conformidade.

Além disso, os planos também vêm com uma limitação de tamanho do banco de dados: mesmo o plano mais alto não permite que você tenha uma tabela com mais de 100.000 registros. Isso efetivamente coloca um teto para impedir seu crescimento: se seu processo se tornar muito complexo, crescer em tamanho ou durar muito tempo, você não poderá mantê-lo em uma única base. Você pode até ter que atualizar seu plano apesar de não crescer nada: mesmo que sua operação diminua, no mês em que você atingir o limite da sua tabela, você terá que ir para o próximo plano de qualquer maneira.

Jestor, por outro lado, é projetado para crescer por todo o caminho. Adotamos um modelo de preços baseado no uso, então não há necessidade de se preocupar com o tamanho da equipe ou atingir o teto. Os planos se adaptam a você, e não o contrário.

Qualquer plano concede a você um número ilimitado de usuários, para que você não precise escolher quem terá acesso ao seu Jestor. Se alguém precisar ter acesso, basta adicioná-lo e você não será cobrado por isso. Isso, combinado com ferramentas robustas de permissão, permite que você use o Jestor da maneira que desejar: você pode convidar membros da equipe, clientes, fornecedores, consultores. Sua operação não será mais cara apenas porque muitas pessoas estão envolvidas. Na verdade, nós encorajamos você a adicionar toda a equipe: o poder do Jestor realmente vem com toda a equipe usando-o.

Também não há limite no número de registros ou tabelas que você pode criar em sua conta. Quando você cria uma boa estrutura ou processo, você deve ter permissão para mantê-lo pelo tempo que quiser. Os modelos baseados em uso também significam que você não precisa se preocupar em atualizar os planos sem crescer. Contanto que seu uso permaneça o mesmo, seu plano permanece o mesmo. Nós prosperamos em seu sucesso, não em dados legados.

Para saber mais sobre por que os modelos baseados em uso são o caminho a seguir para empresas orientadas para o crescimento, você pode conferir este artigo.

Pró: Airtable base é feito para trabalho colaborativo entre equipes

O Airtable possui recursos de colaboração que refletem esse foco de negócios. Um aspecto distintivo que tem é a mensagem. No Airtable, cada registro tem um chat de texto associado, e os usuários podem deixar mensagens e marcar seus colaboradores. Isso permite, por exemplo, que dois colaboradores de vendas falem sobre uma reunião de feedback diretamente no registro que se refere à reunião de feedback. Isso pode ser mais organizado do que falar sobre isso em uma solução de mensagens separada (por exemplo, Slack). No entanto, uma integração do Slack também está disponível nativamente e oferece suporte a coisas como enviar uma mensagem toda vez que um registro é alterado.

Colaboradores também podem ser marcados em registros específicos usando o tipo de campo Colaborador. Também pode ser configurado para que o colaborador receba uma notificação quando seu nome for selecionado em um desses campos. Isso pode ser útil para atribuir tarefas aos membros da equipe. Jestor implementa a atribuição de tarefas de forma um pouco diferente: temos uma funcionalidade de Tarefas dedicada, onde as atribuições não são misturadas com os dados reais nas tabelas. Você pode aprender mais sobre isso aqui.

Todas essas funcionalidades ocorrem nos espaços de trabalho do Airtable. São coleções de bases, e todo o produto gira em torno delas. Eles fornecem um meio de separar os dados de diferentes equipes dentro de uma organização, mas, como explicaremos mais adiante, isso também impede que sejam integrados e desencoraja a colaboração entre equipes devido ao modelo de precificação. Existem 3 maneiras principais de colaborar em um espaço de trabalho:

• Colaboradores do espaço de trabalho: são membros da equipe que têm acesso total a tudo no espaço de trabalho. Nenhuma variação no nível de permissão é permitida – isso é para membros reais da equipe.
• Colaboradores da base: estes recebem permissão para editar bases específicas e o nível de permissão pode ser ajustado base a base. Eles contam como usuários do espaço de trabalho para fins de cobrança.
• Usuários externos: possuem permissões somente leitura ou podem inserir dados usando formulários. Eles não contam como usuários para fins de cobrança.

Contra: a lógica do espaço de trabalho é cara e limitante

O ponto crucial do problema com os espaços de trabalho é que eles são completamente separados. Uma base de um workspace não pode se vincular a uma base em um diferente, e você pode precisar pagar 2x para que a mesma pessoa tenha acesso a 2 workspaces diferentes – porque o preço no Airtable não é simplesmente por usuário, mas por usuário por espaço de trabalho.

Isso pode ser sustentável principalmente para operações de gerenciamento de projetos baseadas em escritório. Mas para operações no mundo físico, isso é extremamente limitante, pois muitos usuários são necessários e podem precisar editar dados em vários espaços de trabalho. Também é um obstáculo para fazer análises de dados internas (e externas).

Obstáculos para análises integradas

Os problemas começam a surgir quando você precisa manipular informações de dois espaços de trabalho separados ao mesmo tempo. Por exemplo, se você tiver um espaço de trabalho de Vendas onde mantém seu banco de dados de Leads e tiver um espaço de trabalho de Finanças separado onde as Despesas são registradas, você teria problemas para conectar os dois conjuntos de dados e entender seu Custo por Lead.

Além disso, os componentes de análise estão vinculados à tabela que você está usando. Se você deseja um gráfico de Despesas por Dia, este será criado como um aplicativo na tabela de Despesas. Isso pode funcionar para equipes ou áreas, mas está longe de ser uma estrutura ideal para membros individuais da equipe. Se alguém estiver olhando para o espaço de trabalho de Marketing e quiser verificar o inventário, provavelmente precisará pular para uma parte diferente da plataforma.

Jestor, por outro lado, abandona a lógica do espaço de trabalho para que você possa usá-lo como uma plataforma para toda a empresa. Qualquer tabela no jestor pode acessar qualquer outra tabela (desde que, claro, o usuário tenha acesso a ela). Isso permite fazer análises que usam informações de qualquer parte do Jestor, permitindo que você crie gráficos e indicadores mais perspicazes, além de outros tipos de componentes.

Uma outra diferença importante entre a maneira como o Jestor e o Airtable lidam com os dashboards é que os dashboards do Jestor não estão vinculados a tabelas específicas. Em vez disso, você pode criar Dashboards da mesma forma que criaria uma tabela e criar os componentes com as informações desejadas.

Isso adiciona um nível totalmente novo de produtividade, porque não apenas você pode criar dashboards específicos de área ou equipe (como Marketing ou Vendas), mas cada membro da equipe pode ter seu próprio dashboard com informações relevantes para eles. Então, se um membro da equipe quiser ver um calendário com suas tarefas em aberto, uma minitabela com novos leads, um gráfico de pizza de tickets de suporte por status e um resumo das faturas enviadas, tudo no mesmo lugar, ele pode.

Dashboards individuais podem realmente ajudar sua equipe a concluir tarefas e ter sempre informações atualizadas sobre suas rotinas diárias.

Para saber mais sobre por que as análises diárias são tão poderosas, confira este artigo.

O Airtable base é bem otimizado para gerenciamento de projetos

E isso é um pró se você for uma empresa online, mas provavelmente um contra se você não for.

Pelo que dissemos até agora, fica claro como a Airtable está buscando um tipo de cliente mais baseado em escritório. As visualizações como Kanbans e gráficos de Gantt são elementos básicos dos métodos ágeis e de gerenciamento de projetos, que é exatamente o tipo de problema operacional que as empresas de internet (como a própria Airtable e muitas outras no Vale do Silício e outros lugares) tendem a ter. Os recursos de colaboração também apontam nessa direção, com permissões no estilo do Google Docs e lógica de espaço de trabalho.

Isso significa duas coisas:

• Pró: Se você é uma empresa online de internet, uma fintech ou de um segmento semelhante, os recursos do Airtable são mais adaptados às necessidades que você provavelmente terá. Há também muitos softwares semelhantes disponíveis, como o Coda.io, que você também pode conferir e ver o que melhor se adapta a você.
• Contra: Se você não é uma empresa online de internet e, em vez disso, tem operações no mundo físico, é muito provável que o Airtable e a maioria de seus concorrentes focados em escritórios em breve não atendam às suas expectativas, porque não é para isso que eles são feitos.

Um exemplo que ilustra essa deficiência é como o Airtable não enfatiza seu aplicativo móvel em relação à experiência de desktop.

Os aplicativos móveis são frequentemente ignorados pelas plataformas de back office. Às vezes, eles não existem, ou quando existem, parecem mais uma reflexão tardia do que qualquer outra coisa. A esse respeito, o Airtable está um pouco à frente de outros concorrentes. Possui um aplicativo funcional que permite criar, editar ou excluir registros, e pode ajudá-lo em um piscar de olhos.

No entanto, onde esse aplicativo falha é que a experiência do usuário é muito diferente entre as versões móvel e desktop. Embora funcional, o aplicativo móvel é mais uma versão condensada da verdadeira experiência e pode parecer mais um acessório do que um negócio real quando você precisa.

Isso pode se tornar um problema quando estiver inativo e abrir um laptop não for viável. Focadas quase exclusivamente em software, até mesmo as startups são muito menos baseadas em escritórios hoje em dia, executando operações de campo complexas que precisam de membros de equipe dedicados.

Para essas situações, você precisa de um aplicativo que seja tão poderoso no celular quanto no desktop, e o Jestor oferece isso.

O celular tem a experiência completa. Tabelas e painéis são exatamente como você os conhece: você terá as mesmas visualizações e o poder de criar componentes e campos usando os mesmos fluxos de trabalho da versão para desktop. Não há necessidade de aprender a mesma ferramenta duas vezes.

Tudo o que você pode fazer na versão desktop:

Has the same workflow, only now in a smaller screen:

Isso permite que todos os membros da equipe, independentemente de onde estejam, aproveitem ao máximo o que o Jestor tem a oferecer.

Para saber mais sobre por que é tão importante ter uma experiência móvel impecável, confira este artigo.

Veredito

Embora apontemos algumas partes mais fracas do Airtable neste artigo, ele é um ótimo software. Os recursos semelhantes a planilhas podem ser úteis quando você precisa de algo mais robusto que o Excel ou o Google Planilhas, mas ainda precisa de alguma flexibilidade quando se trata de formatação e usabilidade baseada em células. Ao contrário das planilhas, o Airtable deve ser usado para gerenciar um negócio (embora mais baseado em escritório), e seus recursos refletem isso.

No entanto, é visível que o Airtable permanece vinculado a uma lógica de planilha. Isso pode funcionar para você se suas operações não cresceram muito desde o “ponto de virada” em que as planilhas param de funcionar. Mas se você precisar de um software profundamente personalizado que possa dar suporte às suas operações em várias equipes de maneira integrada, você encontrará alguns obstáculos.

Jestor existe precisamente como uma plataforma para criar aplicativos internos no code para empresas. Isso pode incluir funções para as quais você normalmente usa planilhas, mas pode se estender a uma variedade de outras coisas – construímos o Jestor para que ele possa ser moldado às especificidades da sua empresa. Temos clientes em Proptech, Saúde, Foodtech e outros setores, com aplicações tão variadas quanto gestão de estoque e operações de equipe de limpeza.

Como o Jestor possui muitos recursos de integração, muitas equipes podem usar os dois produtos para diferentes propósitos: Jestor para executar operações e como as principais estruturas de dados e Airtable para tarefas de menor escala ou necessidades externas, como criar uma tabela pública .

No final das contas, cada plataforma tem seus próprios pontos fortes, mas se você achar que coisas como permissões fracas ou automações muito simples estão atrapalhando as rotinas da sua empresa, Jestor é o caminho a seguir.

Se os pontos acima são uma dor constante, é hora de usar Jestor

Quando sua empresa cresce, você precisa de uma plataforma projetada para o crescimento. Se você precisa de controle total e confiabilidade de dados, por que não dá uma chance ao Jestor?