Como a Be My Guest construiu um software de hospitalidade perfeito e aumentou sua receita em 10%
Cada proptech executa as coisas do seu jeito. Enquanto um PMS pode lidar com reservas e transações, apenas uma plataforma totalmente personalizável como a Jestor poderia se adequar às operações da Be My Guest perfeitamente.
Números
Fonte de receita: a nova eficiência permitiu ao Be My Guest oferecer reservas de última hora, um produto totalmente novo que aumentou em 10% a receita total de suas reservas.
Economia de tempo: cerca de 15h/semana são economizadas usando Jestor para automatizar processos internos.
Indicadores imediatos: os principais indicadores de desempenho são exibidos automaticamente e não demoram a ser calculados.
Sobre a Be My Guest
Be My Guest é uma startup de Proptech no ramo da hospitalidade. Eles maximizam o retorno das propriedades de seus clientes, fornecendo manutenção e facilitando as reservas para uma maneira descomplicada de gerar renda com casas e apartamentos ociosos.
Do início ao fim
A Be My Guest enfrentou um problema muito comum para Proptechs: eles não haviam encontrado um software que pudesse executar suas operações de ponta a ponta. Embora os PMSs geralmente se concentrem em lidar com o aspecto do setor voltado para os hóspedes (ou seja, plataformas de reservas e transações financeiras), eles geralmente não fornecem muito sobre o lado operacional do negócio. Eles iniciam as operações, mas realmente não seguem com isso.
Isso porque a hospitalidade é um negócio complicado: processos internos, como lavanderia, manutenção e limpeza, podem variar muito de empresa para empresa, dependendo de uma série de coisas que variam de região para tipo de propriedade. Dessa forma, é muito comum que as operações sejam executadas em uma combinação de planilhas e mensagens de texto, contando mais com experiência e supervisão gerencial do que com tecnologia adequada.
A Be My Guest, no entanto, não ficou satisfeita com isso. Sendo uma startup orientada para a tecnologia, eles sentiram que deveria haver uma maneira melhor de executar as coisas do que fazer uma série de tarefas manuais e copiar dados quando uma nova reserva chegasse. Uma solução possível seria criar seu próprio software interno do zero, mas isso é geralmente um esforço caro e lento.
A outra solução encontrada foi usar uma ferramenta no-code para acelerar o processo de transposição de sua experiência e conhecimento do setor em uma ferramenta tangível e personalizada. Eles sabiam que precisariam de uma combinação de aplicativos, automações e uma integração com o PMS que estavam usando atualmente: três aspectos que Jestor cumpriu melhor do que eles poderiam imaginar.
”Não sou desenvolvedor, mas conheço lógica e processos. Jestor me permite criar o que eu projeto sem código. As vezes que me aventurei no low code também me ajudaram a entender melhor o aspecto técnico dos processos, o que, por sua vez, leva a projetos melhores.”
Iuri Barbosa
Fundador e CEO da Be My Guest.
Mais rápido, melhor e amigável
A primeira coisa que a Be My Guest fez foi integrar seu PMS ao Jestor. Isso foi feito com um único webhook que recebia as informações do PMS e realizava ações diferentes dependendo do tipo de dados que estava recebendo. Por exemplo, quando uma reserva era criada no PMS, isso criava um registro em um kanban dentro do Jestor para que a equipe da Be My Guest pudesse acompanhar tarefas como entrar em contato com o hóspede ou inspecionar o imóvel alugado.
Isso por si só já era um grande ganho para sua rotina diária. Não havia mais necessidade de acessar a plataforma do PMS e extrair dados: tudo já estava sendo alimentado automaticamente em seu pipeline operacional.
Melhor do que isso, no entanto, foi o fato de que ter todas essas informações dentro do Jestor permitiu que eles automatizassem e padronizassem os processos que já estavam executando.
Antes
Digitação de textos e e-mails
Os processos demandavam muito tempo de comunicação, pois geralmente envolviam terceiros (como proprietários, hóspedes ou fornecedores). Os membros da equipe podem perder horas diárias enviando mensagens.
Baixa visibilidade
Como os processos eram executados manualmente, as informações precisavam ser relatadas ou buscadas. Isso significava que a equipe tinha pouca visibilidade em relação aos problemas recebidos e tinha dificuldade em planejar com muita antecedência.
Operações off-line
Muitas tarefas operacionais eram feitas principalmente offline, com poucas informações sendo registradas para uso futuro. Como tal, também não havia uma maneira automática de terminar um processo e iniciar o próximo.
Depois
Mensagens automáticas
Os processos padronizados possuem automações e botões para enviar mensagens de modelo por meio de uma série de canais diferentes. O tempo gasto na transmissão de informações agora é reduzido ao mínimo.
Painéis com visão 360º
Indicadores visuais, automações recorrentes e notificações personalizadas permitem que a equipe tenha acesso instantâneo ao histórico, eventos atuais e tarefas futuras. Alternar entre um único registro e uma visão geral do processo nunca está a mais de alguns cliques de distância.
Operações de campo totalmente integradas
Uma combinação de formulários, aplicativos móveis e integrações garante que tudo seja registrado no Jestor, onde os eventos serão monitorados e executados. Como tudo está dentro da plataforma, os processos podem ser interligados em cadeia em arranjos totalmente automatizados, diminuindo a distância entre o campo e o escritório.
TLDR: Be My Guest criou um espelho perfeito da sua operação física dentro do Jestor, organizando e automatizando diferentes processos de uma forma que nenhum software padrão seria capaz de suportar.
“A falta de software adequado levou a dores de cabeça recorrentes. Não era incomum termos problemas de contagem de estoque e outros problemas semelhantes. Com Jestor, sabemos que temos os números corretos e não ficamos na mão.”
Iuri Barbosa
Fundador da Be My Guest.
Eficiência e segurança
Com o tempo economizado usando Jestor, a Be My Guest agora é capaz de construir processos melhores não apenas em termos de velocidade, mas que são mais seguros de operar e menos propensos a erros humanos.
Um exemplo impressionante é o processo de lavanderia. Ao inspecionar um quarto, a equipe da Be My Guest utilizou um componente gerador de pedidos (que funciona de forma semelhante a um carrinho de compras) para criar um pedido com todos os itens a serem lavados. Esse pedido é então monitorado em um dashboard, onde ficará em exibição até que os itens sejam devolvidos: onde a equipe comparará o número de itens devolvidos com o número de itens enviados.
Com esse processo extremamente fácil de usar, eles são capazes de fornecer não apenas uma maneira agradável e sem esforço para sua equipe de operações de campo executar seus processos, mas também apertá-los e refiná-los em uma versão mais segura e confiável.
Ao usar o Jestor, eles são capazes não apenas de transpor suas operações físicas em software, mas também de iterá-las e melhorá-las continuamente.
Verdadeiramente abrangente
Quando a Be My Guest decidiu executar todos os seus processos no Jestor, eles realmente queriam dizer isso.
Os aplicativos mostram os pedidos de manutenção em uma lista. Cada solicitação ou reclamação é registrada na plataforma e pode ser usada para criar tarefas acionáveis. Os hóspedes podem preencher formulários ao fazer o check-in em um quarto, e essas informações serão conectadas à reserva automaticamente.
Aqui estão alguns dos processos que eles estão executando atualmente:
Check-in e reservas
Novas reservas são enviadas via webhook pelo PMS e criadas em um kanban dentro do Jestor. Os registros são organizados nos aplicativos por data de check-in e há uma série de rotinas de integração executadas de acordo com a proximidade do prazo. Os botões ajudam as tarefas anteriormente manuais a serem totalmente realizadas com apenas um clique.
Integração com plataformas externas
Além do PMS, a Be My Guest integra o Jestor com outros softwares úteis. Por exemplo, eles usam a plataforma de formulários Tally para criar belos formulários para coletar informações de seus convidados, e isso vai diretamente para o Jestor, conectando-se automaticamente a dados relevantes e iniciando processos.
Gestão de inventário
A Be My Guest usa um aplicativo com o bloco gerador de pedidos para criar pedidos que movimentam roupas e outros itens automaticamente. Eles podem então acompanhar esse pedido para garantir que nenhum item falte, com um processo secundário no qual comparam os itens recebidos com os itens enviados.
Limpeza e inspeções
Aplicativos dedicados mostram à equipe de limpeza quais propriedades estão programadas para limpar ou inspecionar. Eles podem abrir esses registros agendados para preencher um formulário que os orienta no processo e registrar as informações caso precisem no futuro.
Manutenção e solicitações de hóspedes
Os hóspedes e a equipe interna podem criar solicitações sobre manutenção e outros problemas, que são categorizados e priorizados para que possam ser atendidos rapidamente. Cada etapa do processo é registrada dentro da solicitação, incluindo provas – que podem ser úteis quando uma reclamação é falsa ou errada, e posteriormente contestada.
Para a Be My Guest, sua conta Jestor realmente se tornou seu próprio ecossistema, um espaço de trabalho virtual contendo todos os dados ou recursos necessários para manter as coisas funcionando da maneira mais tranquila possível.
À medida que a empresa cresce, a capacidade de mudar e adaptar esse espaço de trabalho será vital para manter o caos sob controle – um dos muitos desafios da expansão. Felizmente, eles já encontraram a ferramenta perfeita para isso.